电子档案管理规定

档案管理规定

1、目的

为保证本部门计算机所保存的数据和信息安全，加强和规范公司计算机数据和信息管理，特制定本规定。

2、职责

各项目负责人是本项目数据备份管理、信息安全管理的第一责任人。各项目负责人要了解本部门需要备份的数据内容与类型，落实备份要求，防范可能出现的数据风险，对本项目数据备份情况要进行不定期抽查，对不按规定备份情况要立即予以纠正。各项目数据保管员需具备工作细心，办事稳重，具有高度的责任心和全局观念。讲原则，坚持按制度规章行事，为人严谨正直，不徇私情不谋私利等优良品德。

3、数据备份管理

3.1 备份方法及要求

3.1.1数据备份采用人工备份的方式，所有备份工作必须由操作人员做详细记录，制作电子文件登记表，以记录备份的内容、时间及次数等。每份电子文件均需在电子文件登记表中登记并与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

3.1.2各部门需配备两台移动硬盘，每周至少备份一次。硬盘A每奇数周（第1周，第3周）进行备份存档，硬盘B每偶数周（第2周、第4周）进行备份存档并保证一台进

行异地存储（上交综合事务部），每月轮换一次，以保证数据安全完整。

3.1.3每年一月，各部门将上一年的所有数据分类，完整、真实、准确地以刻录光盘的形式存档，然后交由综合事务部存档保管。并进行定期检查备份介质的可用性，若发现介质已经不能使用，应及时更换新介质并对重要数据进行转存处理。保管地点必须满足防火、防热、防潮、防尘、防盗等条件。

3.1.4移动硬盘需要格式化时，必须自行确认其资料所在硬盘中重要数据有异地备份，以防止意外发生（有少数计算机会因病毒、硬盘损坏或是磁盘分区问题，存在重装系统后若干磁盘打不开提示格式化现象）。

如涉及重要文件，请使用PDF格式进行存档备份。

3.2 关于数据丢失

3.2.1数据保管员在对各部门备份数据核查的过程中，发现数据未备份或是备份不及时、不完整的情况，应及时指出，并向综合事务部进行通报。

3.2.2因可控的人为原因造成重要数据（例如行政办公、技术、经营、人事及财务等）遗失的，公司根据损失情况将对责任人进行严厉处罚，涉及到企业安全的，依法追究刑事责任。如因违反计算机数据备份管理规定，造成备份数据不完整或丢失，由此造成的损失及数据恢复费用由各部门自行承担。

3.3 数据保密

3.3.1根据公司保密要求，严禁外泄备份的数据，否则以故意泄露公司商业机密论处。

除公司数据备份管理人员外，任何人无权询问、刺探、破解其他部门数据备份的信息内容。员工离职时，必须将重要数据与本部门相关人员交接清楚。

3.3.2归档保存的电子文件一般不加密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明一同归档。

4、归档文件的借阅管理

4.1档案归档后，需查阅或借用项目资料时，必须经项目经理批准并办好登记手续后，方可在资料保管员处查阅或借用。若需借阅公司级档案资料，必须经公司总经理助理批准并办好登记手续后，方可至综合事务部资料保管员处借阅；

4.2查阅档案资料只限所查范围，不得翻阅无关内容，对档案资料必须注意爱护，不得损坏，如发现上述情况，档案员有权立即制止，停止查阅；并按有关规定予以处理；

4.3对批准摘抄、复制和借出的档案资料，必须妥善保管，不准公布、翻印、转借和扩大阅读范周围；

4.4利用档案资料完毕后，要亲自送还，经审查无误办理归还手续。

5、相关文件

无

6、相关记录

6.1 《文件备份登记表》

6.2《电子文件借出登记表》

6.3 “数据备份相关记录”