高校实验室档案管理工作研究与思考

文章编号：１００５－６０３３（２００８）０２－０１８７－０２

ＳＣＩ－ＴＥＣＨＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮＤＥＶＥＬＯＰＭＥＮＴ＆ＥＣＯＮＯＭＹ２００８年第１８卷第２期

收稿日期：２００７－１１－０１

高校实验室档案管理工作研究与思考

张

勇

（德州学院资产处，山东德州，２５３０２３）

摘

要：论述了高校实验室档案的主要内容和重要性，针对高校实验室档案工作存在

的主要问题，探讨了搞好实验室档案管理工作的途径。关键词：高校实验室；档案管理；资源共享中图分类号：Ｇ２７１

文献标识码：Ａ

实验室档案是高校档案的重要组成和实验室工作的重要内容，是高校教学和管理水平的标志。随着高校实验教学和科研工作的发展，实验室发展达到一个前所未有的规模和水平，档案工作在实验室工作中的地位越来越高。搞好实验室档案工作，对提高实验教学质量，提高实验室建设和管理水平有着重要作用。但是当前实验室建设工作没有得到应有的重视，严重制约了实验室发展和人才的培养。本文结合我院实验室档案管理工作实际，研究和探索如何进一步搞好实验室档案管理工作、充分发挥其作用并为实验教学服务的途径。

１我院实验室基本情况

我院有教学实验室３２个、科研实验室９个，专职实验技术人员

１１０人。２００２年经山东省高校基础课实验室评估，物理实验室、化学实验室、计算机实验室被评为省级一类合格实验室。基础物理实验中心被山东省教育厅批准为高校基础课教学示范中心建设项目。实验室仪器设备总值达１．３亿元，其中１０万元以上大型精密仪器设备１５００多万元。２００５—２００６学年，我院开设实验课程１１１门，完成实验项目１２１３个；各类实验室共承担实验教学任务４３７５３０人时数，实验项目累计参加学生数１６７７２６人。

２实验室档案的定义与特点及主要内容

根据《中华人民共和国档案法》对档案的定义，高校实验室档案是高

等学校实验教学过程中，在过去和现在从事的各种活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。具有以下特点：在实验教学和管理活动中自然形成，包括多方面内容，形式多样，形成遵循教学和实验室管理规律。

高校实验室档案不同于其他档案，内容广泛，技术性强。主要有以下几种：一是实验室建设和管理档案。实验室建立文件、管理机构文件、实验室规划建设与执行情况总结；有关实验室法律、法规和实验室规章制度，实验室工作计划、

工作总结；实验室环境档案，如实验用房面积、位置、水电线路、改造记录等。二是实验室人员档案。包括人员基本情况、考核、培训、奖惩材料、工作日志、岗位职责等。三是实验教学和科研档案。主要包括实验教学大纲、教学计划、实验指导书、实验教案、实验报告、实验成绩；科研计划、

科研项目、科研成果等。四是仪器设备档案。它是仪器设备在调研、申请、论证、招标采购、验收安装、使用开发、改造和报废过程中形成的有关材料。包括市场调查材料、论证报告、批准文件等，招标采购的标书、评标材料、合同等，厂商提供的安装图纸、装箱单、说明书、安装调试记录、验收记录及验收报告；使用过程中管理办法、操作规程、维修保养制度、故障及维修记录，使用记录包括教学、科研和培训任务等；实验室设备账、卡，上报教育主管部门的仪器设备数据报表等。

３实验室档案的作用

实验室是高等学校三大支柱之一，是进行实践教学和科研工作的重

要场所，做好实验室档案工作，是实验室建设的前提条件，在一定程度上

体现学校教学科研、管理和办学水平。没有实验室档案作参考，实验教学和科研不能顺利开展。

３．１为领导决策提供依据

决策是管理的核心，信息是决策的基础，实验室工作准确、及时、全

面、使用的信息很多来自实验室档案。实验室作为教学科研的重要阵地，学校领导应根据学校特色和定位，参考实验室档案，以整合实验室资源，优化配置，制定长期实验室发展规划和执行计划。同时为教育主管部门制定有关政策、开展活动提供依据，如教育部开展的本科教学工作评估、基础课实验教学合格实验室评估、实验教学示范中心建设等。没有可靠充分的实验室档案信息，正确的规划和决策是不可能形成的。

３．２是有关评估和项目申报的基础和依据

实验室是高等学校教学质量评估的重要内容，实验室档案是高校评

估的依据和凭证。无论是本科教学工作水平评估、基础课实验教学评估，还是实验教学示范中心建设和重点实验室申报，对实验室档案有明确要求。如实验室面积、人员、仪器设备，实验课程设置，实验项目、学时、教材，学生成绩，综合性设计性实验，实验室开放等，均记录在实验室档案中。它客观、准确、全面地反映学校实验教学的过去和现状，为评估提供可靠依据，保证评估的准确、可靠。这些档案材料作为原始记录是最真实的第一手材料，是开展教育评估中审阅材料的第一步。

３．３促进实验教学的改革和科研工作开展

实验室是开展实验教学和科研的主要场所，是培养学生实践能力和

创新能力的主战场。实验室档案本身就是实验教学和科研成果的结晶，可以为实验教学改革和实验室管理提供宝贵经验和深刻教训。如实验项目、实验方法、手段、考核办法、教学结果的分析等通过文字记录下来，有助于帮助我们改革实验教学。如根据历年实验项目改革内容，增加综合性设计性实验。

３．４有利于实验室仪器设备的合理配置

仪器设备是开展实验教学和科研工作的物质基础。实验仪器设备档

案，反映了仪器设备的全面信息。购置、

使用、维修仪器设备，可以根据仪器设备档案进行开发和改进，创造更大的学术价值和经济效益。规范档案信息有助于全面系统地反馈该仪器设备的性能指标、完好率、利用率和售后服务情况，帮助选择合适的设备和合适的厂商。

３．５加强和规范实验室管理的需要

实验室的科学管理是培养具有创新能力和综合素质人才的要求，实

验室档案的建立，必然使学校主管部门和实验室日常管理工作走向科学和规范。有了建档的需要，有关人员就会主动按规定完成有关工作，如仪器设备的验收记录、仪器设备的使用和维修记录等，做好实验技术人员工作日志。管理部门也会针对实验教学、仪器设备进行规范管理，是考核实验技术人员的重要凭证。

４实验仪器设备档案存在的主要问题

实验室档案建设对高校实验教学质量、科研和管理水平具有极其重

要的作用，但目前高校实验档案管理工作中存在很多问题，并成为实验室工作的薄弱环节，制约了实验室的发展。

１８７

张勇高校实验室档案管理工作研究与思考本刊Ｅ－ｍａｉｌ：ｂｊｂ＠ｍａｉｌ．ｓｘｉｎｆｏ．ｎｅｔ高校园地

４．１档案意识不强且制度和组织机构不健全

校领导和实验技术人员对实验室建设和实验教学十分重视，但档案

５．５加大投入并完善实验室档案的收集整理和保存条件

档案的收集、整理、保存必须有一定场所和设备条件。为此根据各实

意识差，认为只要搞好教学和科研就万事大吉了。平时不注意收集和整理，导致一些有价值的材料不能及时收集整理服务教学和科研；没有科学规范的规章制度和健全有力的组织机构，有关部门和人员职责不清，实验室档案工作无人过问、无章可循。

验室规模，我们给物理、化学、生物、地理、机电、纺织等分配了专门的档案用房，配备计算机、打印机、复印机、扫描仪等现代化设备；对较小实验室配备专门档案柜，且每年划拨的实验经费有档案专用部分，专款专用。

５．６建设一支高水平的仪器设备档案队伍

人才是做好实验室档案管理工作的关键，由于高校实际情况，每个单

４．２硬件投入不足且管理手段落后

没有符合规定的档案保管场所，缺乏必要的档案用品。一般存放在

位配备专职设备档案管理人员不太现实。为此我们积极争取学校支持，在资产处安排一名专职档案员，具体负责学院实验室档案工作。各单位挑选政治思想好、工作认真负责的实验室人员作为兼职档案员，安排专职档案员对各单位实验室档案工作进行培训、指导、检查，帮助查漏补缺。组织有关人员到兄弟院校参观学习，并争取学校政策对档案工作核算工作量。

实验办公室中，没有专门的防潮、防腐、放火、防盗设备，甚至与其他材料存在同一文件柜中，容易损坏丢失；收集整理采用手工档案盒管理，费时、费力而易出错。

４．３缺乏专职或兼职人员

仪器设备档案工作人员既要有较高的思想觉悟，又要有较高的档案

５．７加强仪器设备档案的信息化和网络化建设

随着高校发展，实验室档案工作的重点应该由收集、整理和保存向

知识和专业知识。由于高校实际，大多数实验室档案管理人员由实验技术人员兼任，不具备档案专业知识，人员变化大，不能规范地进行收集、整理，积累档案材料杂乱无章，不按规定分类归档，难以分辨和查找。甚至有些有价值的档案材料被当作废品处理。

开发、利用和服务转变。建设实验室档案的最终目的是使用，原来手工查询和人工服务手段已经阻碍档案作用的发挥。现在计算机和校园网络已经在大学校园普及，为建设实验室档案的信息化提供了一个有力的平台。我们在采集、整理实验室档案时，除必须保存纸质档案外，尽量为所有档案建立电子档案，并组建实验室档案信息库，使有关信息尽量上网，方便人们查询和共享。例如利用校园网和资产管理系统，把仪器设备名称、规格型号、生产厂家、购置日期、存放地点和使用情况上网公布；将有关实验教学信息利用教务管理系统上网，学校的每台终端机都可以查询。通过教育科研网还可以实现校际间的实验室档案资源共享。

４．４实验室档案信息开放力度不够

缺乏科学系统的归类、归纳、研究和开发使用体系，采取封闭管理方

式，仅仅应付检查和评估，查阅利用范围小，甚至只建设不利用，很少开展社会化服务工作。

５

５．１

实验室档案工作的研究与探索

加大国家有关规章制度学习和仪器设备档案的宣传力度

通过各种方式组织学习《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档

６我院仪器实验室档案工作取得的成绩

经过近几年的探索和发展，我们在实验室档案的管理和使用方面取

案管理办法》《科学技术档案工作条例》和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，广泛宣传仪器设备档案的重要意义，使学校领导、实验室负责人、实验技术人员提高对实验室档案的认识，增强档案意识。

得了可喜成绩，建立了一套完整的实验室档案。２００２年我院３个实验室被评为基础课实验教学一类合格实验室，实验室档案材料管理起到了重要作用；２００３年以实验室档案材料为重要基础和支撑材料，基础物理实验中心申报了省级实验教学示范中心，被省教育厅批准立项，成为同类院校唯一被批准立项的学校。２００６年我院成为我省同类院校中第一个顺利通过教育部本科教学工作水平评估高校，实验室档案为专家了解我院实验室建设和实验教学水平，提供了详细、有利的第一手材料，实验室档案工作受到专家的高度评价。

实验室档案管理工作是一项具体、细致和复杂的系统工程，随着高校实验室发展和实验教学水平的提高，对实验室档案管理提出了更高的要求，需要我们不断研究和探索。

参考文献

［１］［２］［３］

刘岳启．高校仪器设备档案管理及其经济效益［Ｊ］．兰台世界，２００５张丛宇．试论高校实验室档案管理和信息开发工作［Ｊ］．安徽技术师凌银海．实验室档案建设与规范化建设［Ｊ］．实验技术与管理，２００１，１６

（责任编辑：刘翠玲）

勇，男，１９７０年３月生，１９９３年毕业于曲阜师范

（３）：４２－４３．

范学院学报，２００５，１９（６）：８１－８３．（６）：１２７－１２９．

５．２建立切实可行的规章制度并健全组织机构

根据上级有关法律法规，结合我院实际制定有关规章制度，如《德州

学院仪器设备档案管理试行办法》《实验室档案管理人员职责》，对实验室档案组织机构、职责权利、利用及法律责任作出明确规定；把实验室档案工作列入领导职责范围，争取领导的重视和支持；列入高校档案工作和实验室工作计划；详细规定了归档内容、归档时间、归档类型和统计、保管、使用制度等。

５．３实施由档案部门及实验室主管部门等的共同管理模式

由于高校实验室档案实际情况，完全集中管理有很多困难，存在许

多弊端。可采取档案部门、实验室主管部门、实验室共同管理办法。档案部门主要进行档案业务指导、督促和检查等。实验室主管部门主要管理有关实验室建设、规划、投资、设备总账等方面档案材料，负责档案用房和经费筹措和管理。实验室主要负责本实验室实验教学、实验室建设、仪器设备和人员等方面的档案搜集、整理。

５．４发挥实验室管理部门的协调作用

实验室主管部门是档案主管部门和实验室的桥梁和纽带，因为实验

室主管部门负责实验室建设和管理全过程，因此实验室档案的形成离不开其参与和支持，需要协助档案部门督促设备使用单位做好有关实验室的材料记录和收集工作。

───────────────

第一作者简介：张

大学，实验师，德州学院资产处，山东省德州市大学路，２５３０２３．

ＲｅｓｅａｒｃｈｏｎａｎｄＣｏｎｓｉｄｅｒａｔｉｏｎｓａｂｏｕｔｔｈｅＡｒｃｈｉｖｅｓ

ＭａｎａｇｅｍｅｎｔｏｆＵｎｉｖｅｒｓｉｔｙＬａｂｏｒａｔｏｒｙ

ＺＨＡＮＧＹｏｎｇ

ＡＢＳＴＲＡＣＴ：Ｔｈｉｓｐａｐｅｒｅｘｐｏｕｎｄｓｔｈｅｍａｉｎｃｏｎｔｅｎｔｓａｎｄｉｍｐｏｒｔａｎｃｅｏｆｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙｌａｂｏｒａｔｏｒｙａｒｃｈｉｖｅｓ，ａｎｄｉｎｔｈｅｌｉｇｈｔｏｆｔｈｅｍａｉｎｐｒｏｂｌｅｍｓｅｘｉｓｔｉｎｇｉｎｔｈｅａｒｃｈｉｖｅｓｗｏｒｋｏｆｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙｌａｂｏｒａｔｏｒｙ，ｐｒｏｂｅｓｉｎｔｏｓｏｍｅｐａｔｈｓｆｏｒｄｏｉｎｇｗｅｌｌｔｈｅａｒｃｈｉｖｅｓｍａｎａｇｅｍｅｎｔｏｆｌａｂｏｒａｔｏｒｙ．

ＫＥＹＷＯＲＤＳ：ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙｌａｂｏｒａｔｏｒｙ；ａｒｃｈｉｖｅｓｍａｎａｇｅｍｅｎｔ；ｒｅｓｏｕｒｃｅｓｈａｒｉｎｇ

１８８