监理项目部档案管理策划

Q/TG W105R1-2014 编号：GDTG-LNZST-13

云南金沙江中游电站送电广西直流输电工程

柳南换流站工程三通一平

监 理 档 案 策 划

审 批： 年 月 日 编 写： 年 月 日

广东天广工程监理咨询有限公司 柳南换流站工程三通一平监理项目部

2014年3月

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柳南换流站工程三通一平 监理项目部档案管理策划

为规范化和做好本项目档案资料的收集、整理及归档工作，制定本档案管理策划。

1监理项目部履行的有关归档职责

1.1监理项目部设专职档案管理人员。如有人员更换，应提前书面通知相关参建单位，并应做好内部交接工作。

1.2项目总监负责对工程档案的监督、中间检查的组织领导工作。

1.3在监理实施细则中，明确对施工单位归档情况的监督职责及对对档案现场安全检查的职责，并有计划、措施等。

1.4开工后，负责制定各参建单位之间来往文件的流转程序、文件签收、文件格式等方面的有关规定。

1.5负责建立本单位的项目档案管理框架，并检查和审核施工单位档案管理框架、制度及归档计划。

1.6加强施工过程中档案管理的中间控制，负责检查施工单位的归档计划执行情况，并在施工各阶段，对设计、施工单位的资料进行监督、检查，保证其完整性、准确性及系统性，保证其归档文件的原始性。

1.7负责收集、整理和移交所管辖标段监理形成的文件，包括依据性文件、工作文件等及相应的光盘（条目级光盘和全息光盘）。 2 监理项目部各岗位档案管理职责

2.1总监理工程师(以下简称“总监”)负责组织开展项目监理部的监理资料管理工作，按要求编写好总监监理日志，领导项目监理人员及时编制、签署、收集、移交相关监理资料，组织编写工程协调会议纪要、监理汇报材料和监理工作总结，指导档案管理员正确、及时地收集、整理、保管和归档好全部监理资料。 2.2专业监理工程师（包括安全质量监理工程师）负责本专业的原材料送检、产品质量开包验收、分项工程的验收、报审资料、旁站记录、巡视记录、监理工程师监理日志、分部和单项工程竣工总结及有关监理资料(含附件)的编写、

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收集汇总、整理和及时归档，标段、分部工程验收完毕，应将完整、真实的监理资料交档案管理员验收归档。

2.3监理员负责旁站记录、巡视记录、监理员日志及有关监理资料(含附件)的编写、收集汇总、整理和及时归档，分部、单项工程验收完毕，即应将完整、真实的监理资料交档案管理员验收归档。

2.4档案管理员负责监理资料的验收、分类整理、文档移交，负责项目监理部收发文管理、核实并处理往来报表，负责收集工程建设及监理工作的各种信息，协助编写出版会议纪要、监理周报、月报、半月报、周报和监理大事记等。 3 工作要求

公司本部定期或不定期派人到现场监理项目部进行培训、指导监理项目部档案管理员如何做好监理资料的收集、整理。 3.1 对总监的要求

3.1.1 总监自始至终都是工程监理资料管理的第一责任人。总监有责任对整个工程的监理资料的管理提出目标要求，组织开展本工程项目监理部监理资料管理，及时编制、签署、收集相关工程监理资料，要求档案管理员正确、及时、收集、整理、保管归档好监理资料。监理项目部监理资料管理的规范与否是衡量总监和监理部项目管理水平的一项重要考核指标。

3.1.2 按规定起草、审查、签署相关监理文件，并及时转档案管理员进行归档。 3.1.3 按规定检查监理人员的监理资料（包括日志、表单、文件），督促其完善、移交归档。

3.1.4 每月检查监理人员的见证记录、监理日志和档案管理员的监理资料管理工作。

3.2 对监理工程师、监理员的要求

3.2.1 监理工程师须审核施工报审资料，对工程施工全过程进行监理检查，以验证施工资料的真实性、完整性、规范性，对工序、分项、分部工程细分项目，层层把关。

3.2.2监理员重点做好旁站和巡视监理，必须保证在监理日志中记录当天的监理工作，旁站和巡视的监理记录应当天填写。旁站和巡视记录完整、客观、真实，与其他监理资料同时移交档案管理员进行归档。

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3.2.3监理工程师、监理员要处理和保留好一线监理信息资料，确保原始资料的全面性和可靠性。

3.2.4监理工程师、监理员要服从总监领导，按照项目监理资料归档要求配合档案管理员进行收集、整理完善监理资料。 3.3 对档案管理员的要求

3.3.1档案管理员须熟练掌握电脑和相关办公设备的使用及档案系统的录入和操作，提高写作和文书能力，了解电力、建筑工程基本技术和监理专业知识以及工程监理档案管理技术。

3.3.2档案管理员须按照总监的要求协助管理好整个监理过程资料，有责任对工程监理过程中的管理性文件、过程监理文件主动收集，及时、准确、完整、有条理地进行整理、归档；对资料收集、整理、分类、归档中存在的问题要及时向总监汇报，并协助解决。保证在处理监理资料业务时，做到对监理资料不丢失、无遗漏、方便查阅和可追溯。

3.3.3档案管理员要协助总监充分调动项目监理部所有成员的积极性，有责任按规定要求全体监理人员有效完成监理资料的收集、整理工作。

3.3.4主动协助总监进行监理工作检查，特别是总监按期查阅监理人员的监理日志和旁站记录；注意检查施工过程中形成的监理工作表单是否完备以及符合业主的要求，重要的监理文件是否符合项目监理合同和项目目标的要求。 3.3.5按照业主单位《档案收集整理实施细则》的要求把工程监理资料进行收集、整理、装订归档、输入档案系统，最后移交业主档案室。

3.4 监理资料应随着工程进展而及时收集、整理，通过整理及时发现和处理监理工作中存在的问题，杜绝工程结束后再补资料的现象，确保资料真实、完整移交，防止缺失资料无法后补。

3.5 项目监理部实行监理人员轮休工作替代制度，保证各监理和档案管理员岗位不缺人，工作有人做，资料有人管，确保监理资料的连续性和完整性。

3.6 伴随工程的开展，从进场开始，档案系统的图像和文字录入工作就须争取与工程同步进行，以提高监理资料整理工作效率，便于在工程结束时，监理资料也能同步整理完毕而顺利移交。

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柳南换流工程三通一平 监理项目部档案管理网络图

总监：李成芳 监理工程师：李浩

档案管理员：陈鹍鹏 安全监理工程师李浩监理工程师 监理员 李张浩小、木魏耀林 罗帆、龙耀康 5