浅谈建筑施工企业信息化建设

浅谈建筑施工企业信息化建设

摘要：在知识经济时代，以信息技术为代表的现代科技迅猛发展，在一、二、三次信息化浪潮的反复推动下，建筑业正向信息化迈进。随着《建筑施工企业信息化评价标准》的实施，建筑施工企业信息化建设已进入了实质推广阶段。目前，有三大组织管理信息化系统，分别是财务软件、ERP软件(ERP——Enterprise Resource Planning 企业资源计划系统)、协同管理平台OA系统。建筑施工企业信息化建设如何从门外汉到熟练运用并产生效益，本文提供了一个基本建设过程和思路，希望能对建筑施工企业信息化建设起到一点促进作用。

关键词：建筑施工企业，信息化建设

Abstract: in the knowledge economy era, information technology as a representative of the rapid development of modern science and technology, in one, two, three times the information of the wave driven repeatedly, construction positive information to move forward. With the construction enterprise informatization evaluation standard “and the implementation of the construction enterprise informationization has entered the essence spread stage. At present, there are three organization management information system, respectively is financial software, ERP software (ERP-Enterprise Resource Planning Enterprise Resource Planning system, coordination management platform OA system. Construction Enterprise information construction from the layman how to skillfully use and produce benefit, this paper provides a basic construction process and thinking, in hopes of building construction Enterprise information construction have a stimulative effect.

Keywords: construction enterprise, information construction

2011年12月26日，住建部发布了行业标准《建筑施工企业信息化评价标准》，编号为JGJ/T 272-2012，自2012年5月1日起实施。这标志着建筑施工企业信息化建设已进入了实质推广阶段，广大建筑施工企业的信息化建设有了一套行之有效的标准和操作指南。目前，我国施工企业生产管理面临着新的挑战：业务量普遍不足，一个工程多家承包，工期短，施工力量分散，项目人员调迁频繁，施工战线长；高度竞争下多数企业采取低价中标策略，不可控成本大幅上升，部分项目出现亏损。这就迫使施工企业不得不进一步改进生产与运作管理。在信息技术飞速发展的今天，企业的信息化建设应势而生，建筑施工企业可以运用信息技术，提高企业工作效率和管理效益，增强企业竞争力。

一、企业信息化一定要做有价值的信息化

什么是企业信息化呢？根据《建筑施工企业信息化评价标准》的术语解释，

企业信息化(EnterpriseInformatization)是指，企业利用现代信息技术，通过深入开发和广泛利用信息资源，不断提高企业的生产、经营、协同管理、决策的效率和水平，提高企业工作效率和管理效益，进而提升企业竞争力的过程，也是企业利用信息技术改进企业经营管理方式的过程。

建筑施工企业为什么要进行信息化？有的企业认为是大势所趋，别人都这搞，你不搞就落伍了；有的企业认为这个能与国际接轨，很有国际范；有的企业则是为了提高生产效益和管理水平，能节省人工和加快事件处理能力，提高企业反应能力和竞争力。

建筑施工企业信息化建设首先思考的问题：

1、企业哪些方面有必要进行信息化？我们要思考的是，有哪些问题使用信息技术比人工效率高或更有效，或具有人工难以做到或无法做到的优势，没有价值的信息化坚决不要上，企业信息化一定要做有效益的信息化，一定要做有价值的信息化。施工企业有价值的信息化建设，必须要坚持“四个面向”，即面向企业内控流程，提高风险防范内力；面向企业发展战略，提高战略监控能力；面向企业主营业务，提高效率和经营能力；面向企业生产要素，提高资源配置能力。

2、哪些是企业有价值的信息化？企业信息化的价值主要体现在三个方面：(1) 共享信息，传承知识；(2) 提高效率和质量；(3) 提高能力和水平。

建筑施工企业有价值的管理信息化，一般包括：① 财务管理一体化；② 预算工程项目管理一体化；③ 设计施工管理一体化；④ 采购集中管理；⑤ 基于业务的企业即时通信与视频会议；⑥ 工程项目质量全过程追踪及监控系统。

二、企业信息化一定要规范化和标准化

企业管理的三重境界，是管理的规范化、管理的标准化和管理的信息化。对于企业不同的发展阶段，管理也存在着针对性。在企业早期阶段，主抓的是业务，因为要解决的是企业的生存问题；等企业发展到一定规模，主抓的是管理，对管理进行规范，以适应企业的发展；等企业上了规模，需要创品牌时，主抓的是文化，管理标准化、信息化建设就摆上了工作日程。

1、企业管理标准化、规范化

企业管理标准化是制定标准的过程，标准化管理是应用标准进行管理的过程。企业管理标准化是信息化建设的坚实基础。企业管理信息化建设，就是固化企业的那些优秀、可重复利用的流程，以此来管理企业的重复性事物，从而达到规范企业管理行为，提高管理效率和水平，节约管理成本的目的。

我们经常听到的一句话：很多工作就是重复性的劳动。部门会根据这些重复性的劳动，制定部门的标准和规章，让这些重复性的劳动提高效率及质量，让新员工快速找到工作入门的方法。虽然不同的部门都有制定相应的规章管理制度，

但这些制度对于员工来讲，是否能够很好地理解，而不是在玩一些文字游戏，最简单的方法就是要把这些复杂的管理制度简单化、简单的事情标准化、标准的事情流程图形化及表格化。

管理制度通过流程化加表格化的方式来执行，形成整个组织统一化的制度执行和管理平台，为管理信息化提供支撑。如果我们真正希望这些规章管理制度能够落实，并让制度能起到该有的作用，达到信息化应用的基本要求，我们可以从以下几点来判断达到：

(1) 组织内所有类型的管理规章制度是否全部已经流程化和表格化；

(2) 是否可自动提供表格中所需要的基础数据；

(3) 这些数据是否可随时取出并给到相应的统计报表；

(4) 这些转化后的制度是否都可以电子化运行；

(5) 是否把相关联的制度通过一定的钩稽关系进行对接起来；

(6) 员工是否都可以很自觉地执行使用，而非传统手工模式。

2、业务流程重组(BPR)

业务流程重组(Business Process Reengineering ，简称为BPR)，是指对企业现有业务流程进行根本性的思考，对其进行彻底改变并设计出新的业务流程。

建筑施工企业业务流程重组是要通过对投标、建造、采购等流程的描述、分析，找出存在问题，以提高建造质量、降低生产成本、获得竞争优势为目标设计新流程，对新流程试点实施并进行持续改进。

业务流程重组(BPR)包括业务流程再造和业务流程优化。流程再造是“推倒重来”，流程优化是“加固装修”。当一个建筑已摇摇欲坠时，谁都会选择推倒重来；当它的整体结构还不错，可是功能有缺陷，一般会选择加固装修；当它本身看上去还可以，可是与周围建筑一比，不太协调，没有什么“竞争力”，这时候要不要推倒重来，恐怕只有从全局、整体全貌上去观察和分析，才能做出决定。

现代建设项目规模大，参与单位和人员多，涉及到的文件多，信息量大。项目前期策划、设计、实施、运行等各个阶段都会产生大量的信息。业主、承包商、设计单位、供应商、专业分包商、政府主管部门等建设项目的各个参与方的信息。信息形式多种多样，如各种报表、记录、报告、联系函、信件、会议记要、技术文件、图纸、标准、规范等。信息来源不同，因而信息收集的地点也就分散。每个参与者都有各自的信息需求，他们需要的信息范围、侧重点都不一样。据统计，工程项目2/3的问题都与信息沟通有关，项目成本超支现象有30％可以认为是由沟通问题引起的。信息沟通是建筑施工企业业务流程中最亟待解决的问题。

建筑施工企业BPR，既要找出企业业务流程不足，还要找出企业业务流程与信息化系统的结合点。充分运用信息技术进行重组提高流程价值。如何打破部门界限，实现信息的充分共享，是流程再造的关键。

三、企业信息化建设的启动和推广

企业信息化是一个系统工程，牵一发而动全身，很多企业深层次的问题都会在推进信息化过程中显露出来。企业信息化还会受到整个行业水平、信息技术的制约，这些都决定了企业信息化是一项长期而艰巨的任务，步伐不能太大、太快，只能稳扎稳打，逐步推进。

(一) 企业信息化建设启动

1、 明确组织责任，获得组织的支持。

实施信息化，不仅需要高层一把手的支持和配合，更需要各用户部门的负责人或主管坚定配合和推行，特别是在前期小范围试运行的时候，作为试点的部门的负责人更应该大力的支持。

2、建立项目团队。

项目团队来自不同的组织，可以由供应商熟悉客户日常业务的管理技术人员和需求用户方相关用户部门熟悉业务流程、能对流程负责的人员组成。

3、制定管理制度，明确工作目标和范围。建立一个良好的管理制度、严密的组织实施计划，严格的监督检查机制，对保证项目的成功至关重要。

4、制定实施计划、行动路线，明确验收节点。根据工作目标，排出指标，确定关键节点和路线，进一步排好工作时间表，分步分段验收，确定节点和验收标准。

5、梳理、优化核心业务流程，确定业务主线。代表施工企业管理水平和能力的工程项目管理，是企业的核心管理业务，历来是企业管理者研究和实践的重点。

6、规划信息系统整体架构。目前，有三大组织管理信息化系统，分别是财务软件、EPR软件(ERP——Enterprise Resource Planning 企业资源计划系统)、协同管理平台OA系统。究竟上哪套，还是三套全上，需要根据企业实力、实际情况和企业员工素质来确定。

7、编制基本信息规范。实际上就是管理数据的统一和集成，保证数据处理的一致性和公正性。

(二) 企业信息化建设推广

在信息化平台顺利实施进行之后，关键是第一次正式上线运行。正式上线运行效果的好坏，决定了信息化建设的成败和以后的持续改进、推广。

1、领导者率先垂范

我们在前面谈到，信息化软件项目在实施环节中，需要得到“一把手”的支持；同样在正式上线推广开始和持续，也要得到高层“一把手”的支持，具体体现在：

(1) “一把手”亲自使用并多用；(2) 签核相关推广制度；(3) 协调相关推广资源；(4) 出台相关激励机制；(5) 定期给出建议和目标。

2、全员培训

一是项目起始推广阶段的入门化培训，二是在不断推广过程中的持续培训。入门化培训以上机实际操作培训为主，前期准备好相关的资料如PPT课件。第一次培训的内容宜少不宜多，实施推广的部门也可选择一两个业务部门，关键是希望达到对信息化软件(如OA)的基本操作有所了解和掌握，并由此逐渐增加其他应用的培训。在持续推广过程中，我们需要不断地、定期地确定进一步推广应用的用户范围和应用范围，并由此安排不同针对性的培训。

3、从最熟悉的业务流程开始进行切入

在实际推广中，需要根据自身组织内部的实际情况，有选择性和针对性启用系统中的一些功能，使最终用户通过不同切入点的熟悉，“见效处着眼，从容易处入手”，从逐步接受到熟练、理解，并主动使用系统进行日常的业务管理。

4、制定信息化推广制度

(1) 基本制度：主要是对日常使用的基本要求，要求用户能多用、常用，并结合系统下的传统模式进行处理。例如：

•每天必须至少登录系统两次；

•及时查看其他部门门户中所更新的内容，获取所需知识信息；

• 每人都必须熟悉每个可使用的流程的用途；

• 及时处理待办事项；

• 需要申请的事宜可递交相关流程或用留言咨询；

• 及时跟踪所递交的申请，必要时直接通过电话催办；

• 及时查看所需要协作的事项并给预答复；

• 系统调整规范制度：新增账号、权限变更、共享范围、流程权限等，任何调整都需要相关领导或者主管的确认，并保存记录。

(2) 系统使用规范制度

主要是针对具体的操作和工作相关的动作结合进行详细的要求。

5、养成在信息化系统中工作的习惯

一些单位在推广的过程中，采用传统和现代的两种并行的方式。采用哪种方式，前期需要根据员工本身的计算机水平来确定。后期，我们既要考虑到前期的推广又要制定在某一时间点及时取消传统模式，让员工在一定的时间内养成及时通过系统来处理的习惯，一旦此习惯养成了之后，员工就自然而然地利用信息化系统软件来办理事项。

一般来讲，我们需要养成以下一些习惯：

• 养成天天会自觉地登录到系统中查阅最新信息和处理日常工作事务的习惯；

• 养成有相关的申请会自觉地通过系统中的流程进行递交和跟踪处理；

• 养成日常的工作文档会自觉是上传到系统中并适当范围内进行分享出去；

• 养成要搜索相关的参考文件会自觉学习系统中有价值的知识点；

• 养成在组织内部有相关的动向和咨询及时通过系统发布的习惯。

通过信息化建设和应用，实行办公自动化，实现无纸化办公，已经成为很多建筑施工企业加强内部管理，提升办公效率和办公质量的重要手段。建筑施工企业信息化必将使得企业的项目管理与国际通行模式接轨，使企业走到国内国际前列。

参考文献：

【1】《建筑施工企业信息化评价标准》JGJ/T 272-2012住建部2011.12.26发布2012.05.01实施

【2】《管理标准化是企业信息化的坚实基础》PPT黄如福 北京中建政研信

息咨询中心

【3】《建筑施工企业流程重组与信息化风险研究》刘俊娥刘敬严傅兰兰

【4】《协同管理平台OA原理•设计•应用构建组织的电子生态体系》上海泛微网络科技有限公司 编著主编：熊学武上海交通大学出版社发行2011年5月第1版

注：文章内所有公式及图表请用PDF形式查看。