第２８卷第７期 ２０１２年４月 甘肃科技 Ｇａｎｓｕ Ｓｃｉｅｎｃｅ ａｎｄ Ｔｅｃｈｎｏｌｏ 以２８Ⅳ０．７ 却 ２０１２ 高校图书馆现刊管理工作探析 锕教ｒ （南京信息工程大学图书馆，江苏南京２１００４４） 摘要：现刊管理是高校图书馆工作的重要组成部分，尽管目前电子资源占馆藏的比例越来越高，但纸质现刊仍受 到广大师生的青睐。当前应进一步发挥现刊管理的传统优势和特点，注重细节和创新，满足高校教学科研的需求。 南京信息工程大学图书馆在现刊管理工作中通过选择合适的期刊架、现刊排架注重科学实用、现刊索刊号设计简 单、利用Ｅｘｃｅｌ提高现刊排架效率并加强服务设施投入，提高了期刊管理工作效率，其实践经验值得借鉴。 关键词：高校图书馆；现刊管理；排架方式 中图分类号：Ｇ２５８．６ 在高校图书管理中，纸质期刊具有传统优势和 架位。（２）读者取刊、归刊容易，避免了掀动翻板发 特点，在现代电子信息时代仍具不可替代的作用。 出响声，使阅览环境更加安静。 其一，无需借助任何设备，不受停电、网速过慢等因 素的影响，符合大多数人的阅读习惯。其二，同类期 ２现刊排架注重科学实用 刊纸质期刊出版时间要早于电子期刊，这就是说纸 排架是期刊阅览室管理工作中重要的一环，排 质期刊更能发挥其时效性。因此期刊阅览室作为图 架方法是否科学直接关系到期刊的管理和利用。长 书馆的传统服务方式，仍然受到读者的喜爱。如何 期以来，图书馆界就期刊的排架方式做过许多研究， 满足广大读者的需求，提高期刊的利用率，一直是高 可谓是“五花八门”，如分类排架法、刊名字顺排架 校图书馆工作人员积极研究和探讨的重要课题。现 法、邮发代号排架法、混合排架法等等，并分析了每 刊排架是高校图书馆期刊阅览室工作中的一项基本 种方法的利弊。笔者认为，从原则上讲，科学的排架 的业务工作，期刊只有经过科学的整序，才能使读者 方法不仅要方便工作人员管理，还应方便读者利用。 得到有效和及时的利用。 方便读者就是要符合读者的阅读和检索习惯，读者 南京信息工程大学图书馆新馆于２０１０年２月 一般都有自己的阅读方向 ４重于某一领域的信 正式投入使用。在新的环境中，对于如何提高工作 息需求 Ｊ，因此科学的现刊排架方法应该是按《中 人员对现刊的管理效率，使读者利用起来更加方便， 图法》分类进行排架，同类学科期刊集中摆放，同类 我们进行了一些探索。 的种次号以刊名汉语拼音字母字顺排列，则便于读 者按照主题或学科集中查找或发现更多相关的期刊 １选择合适的期刊架 信息。读者可以通过一种刊而意外发现其他相关内 以前南京信息工程大学图书馆使用的是带活动 容的期刊，拓宽了资料的来源－ｌ Ｊ。这种组合排列，兼 面板的期刊架，这种架子从斜面板上展示的单本期 顾了两种排架方式，即先按照学科分类，同一类号下 刊看，好像井然有序，比较美观，但实际上读者有意 再按照刊名汉语拼音字母逐字比对排列。 或无意将期刊放错会引起刊架内层存放的期刊与斜 面板上展示的期刊不对应的情况，工作人员要找回 ３现刊索刊号设计需简单 一本缺少的期刊非常困难，整架难度加大…。新馆 乱架是现刊管理中最常见的问题，而现刊索刊 中，我们采用的现刊架是双面３层书架式样（深度 号的设计是否科学合理是引发乱架的主要因素。现 比书架深些，期刊叠放着），每层放置期刊不超过４ 在许多高校图书馆期刊排架采用以分类法为主的复 种。采用这种刊架的优点是：（１）工作人员上架、归 合排架方法，其优点在于可将内容性质相同的期刊 架、整架十分方便。在巡视过程中，很容易看到哪里 集中在一起，便于读者利用和馆员管理。但由于读 有期刊放乱并及时理齐；整架时比较容易从各种期 者普遍缺乏对《中国图书馆分类法》的了解，如果现 刊的形状特征判断是否放错架位，并及时归到正确 刊索刊号用分类号来表示，读者将难以理解其规律， 第７期 何新厂：高校图书馆现刊管理工作探析 ８ｌ 不可能做到快速定位、取还现刊，并很容易出现将读 （可利用过刊的分类），分类的粗、细还应根据各馆 所订期刊的具体情况而定，一般分到一级或二级类 目，可将比较特殊的期刊（如大学学报、人大复印资 料、画报等）另归到一类中。 步骤２：现刊分配。在以上得到的Ｅｘｃｅｌ工作表 中再增加１列“分配地”，按计划将具体期刊分配到 各处（如社会科学期刊阅览室、报刊阅览室、自然科 学期刊阅览室等）。然后单击“数据”里的“排序”命 完的期刊随手乱放的情况。如何能使读者自然理解 现刊索刊号，自觉、快速、准确地将阅后期刊还 回 Ｊ，是设计现刊索刊号的关键要素。本馆对现刊 按分类排架后，用架位顺序号（每架按自左向右，自 上而下方式编）作为现刊索刊号。实践证明这种方 法简单、易于读者理解。 在期刊封面上贴刊标（标示索刊号）是减少乱 架的有效方法。由于现在许多期刊的封面设计非常 令，在“主要关键字”、“次要关键字”、“第三关键 花哨，因此在期刊封面上书写索刊号（以前我们的 做法）难以引起读者的注意。现在，我们将刊标粘 纸贴在每本现刊上，当期刊签到后便在刊标上填写 架位号；在架位上也标出架位号。这样，读者归架时 直接“对号入座”，将期刊准确地放回原处 Ｊ，乱架 情况则自然减少。 这些刊位标按照顺序固定在期刊架上，一般不 轻易动。也就是排架号和架位号是固定的，即便来 年期刊有变动，其变化只反映在刊物身上，与架位号 没关系，不必每年因期刊变化而变动架位。 另外，我们还为各类期刊制作了印有文字的分 类指示牌，放在相应类别起始处的期刊架侧面，读者 查找期刊起到导航作用。 ４利用Ｅｘｃｅｌ提高现刊排架效率 高校图书馆的期刊采购品种大多随着专业设 置、学科建设需要、经费增加等因素而有所增加，有 时新增品种可达到几百种以上，如果仍用手工排架， 则工作量很大，不仅耗时，且容易出错。我们知道， Ｅｘｃｅｌ提供了许多快速输入数据的方法，如可采用鼠 标拖动单元格右下角的填充句柄来快速输入预定义 序列，对数据排序更是Ｅｘｃｅｌ常用功能之一。而期 刊排架，实质就是对有关数据（架位号）的输入、排 序（分类号、刊名） Ｊ。 目前多数图书馆都采用了集成管理系统软件对 图书馆业务实行现代化管理。本馆使用的是江苏 “汇文文献信息服务系统Ｌｉｂｓｙｓ３．５”软件，利用期 刊子系统可实现期刊的订购、签到、装订、验收人藏 等多种功能，使期刊管理工作效率极大地提高。但 是由于该软件无复合排序功能，因此无法对期刊进 行灵活排架。而我们的方法是将订购库中的数据以 Ｅｘｃｅｌ格式导出，利用Ｅｘｃｅｌ格式来进行现刊排架， 非常方便有效。 步骤１：现刊分类。在导出的Ｅｘｃｅｌ中增加１列 “分类号”，按《中国图书馆分类法》输人各刊的分类 字”中分别选择“分配地”、“分类号”、“刊名”，并 均选择右侧的“升序”。如此操作后，系统就自动排 列出一个数据表，将分配到同一阅览室的期刊集中 起来，并按《中国图书馆分类法》从Ａ到ｚ排序，类 下按刊名的拼音排序。然后根据分配地的多少插入 若干个工作表，并分别按阅览室名命名，将各阅览室 的数据复制并粘贴到相应的工作表中，则每个阅览 室的现刊排架表就完成了。 步骤３：现刊索刊号（架位号）的生成。在步骤 ２生成的各阅览室的现刊排架表中增加１列“架位 号”，然后再利用Ｅｘｃｅｌ提供的“填充句柄”功能，便 可快速方便地完成架位号的生成工作。建议在每类 期刊架位号后面适当预留一些空号，为来年少量期 刊的增补预留空间，并且期刊摆放时也要在每类期 刊结束后留出一些空架位，这是绝对需要的（一般 当年的现刊在第二年不会马上下架，这样第二年有 少量期刊品种增加时，只需插入到该类期刊后面，按 顺序编个号即可，避免架位号的大量改动以及随之 的倒架工作）。 到此为止，利用Ｅｘｃｅｌ进行现刊排架工作全部 完成。最后将步骤３得到的每本期刊的架位号输入 到电脑中相应期刊的ＭＡＲＣ数据中。以后每当新刊 到馆后，工作人员首先在每本期刊封面上贴好刊标， 然后进行计算机签到，每签完１本，就把电脑中显示 的架位号用笔写在刊标上，根据刊标上的架位号，工 作人员可准确、快速上架，读者也可根据刊标快速 归架。 ５加强服务设施投人 为方便各类读者都能快速查找到阅览室的期刊 信息，在阅览室增加适当数量的ＯＰＡＣ检索用机，供 读者查询期刊信息及架位号。而且，还在阅览室里 配置复印机，读者可以随时将需要的文献保存下来， 这自然就减少了撕页、开天窗情况的发生。 （下转第１４７页） 第７期 郭玉斌：浅谈县际公路工程施工监理 １４７ ２）要求现场监理人员对分部分项工程的进度 用，将有限的资金用在刀刃上。 逐一分解，单独控制，对自己控制管理的工程细目作 出相应的月进度、旬进度控制图和形象进度表，以便 ４合同管理 明确地找出实际进度与计划进度之间的差距，并及 １）要自始至终地认真贯彻执行合同条款，合同 时了解分析原因，督促施工单位采取补救措施，以便 程序，按标准对合同进行管理，认真绘制填写工程进 施工进度与计划同步。 度、工程质量、工程计量支付等统计图表，编制监理 ３）业主对计划的实施起到很大的影响作用，这 月报、季报、年报，同时下发到各施工合同段，使承包 主要是指政策和资金方面，因此监理工程师要协调 人心中有数。 好业主和施工单位之间的关系，尽量为进度计划的 ２）全面掌握所监管工程的动态，熟悉图纸和施 落实提供有利条件。 工规范，主动和超前监理，热情为承包人服务。 ３ 费用控制 ３）严格执行工程变更监理程序，不准随意变 费用控制就是监理工程师在工程实施阶段，对 更，确需变更的，最好由业主、监理、承包人三方协商 工程施工所发生的一切相关费用进行监督与管理。 确认，然后按规定程序办理工程变更手续。 费用控制的目的是在保证工程质量的前提下控制工 ５结语 程造价，提高投资效益。为此要确保所有工程计量 和费用支付均满足合同文件要求，最大限度地控制 公路建设是一项基础建设，从近几年全国大兴 附加费用发生的规模（如：工程变更、索赔、意外风 公路来看，质量控制、进度控制、费用控制、合同管理 险等），避免不合理的费用发生。 等概念已慢慢被人们所熟悉，并逐步意识到它们的 费用控制不仅能够帮助业主控制投资，而且能 重要性。所以，以上几项管理都要恰到好处，而监理 够促进工程质量的提高，推动质量管理工作的进行， 工程师的职责就是做好业主承包商对以上管理的协 同时对工程进度亦有推动作用。由于合同条款的执 调工作，保证工程各项管理的有序进行。一条高质 行和费用挂钩，还能够增强合同各方面的履约意识， 量县际公路的修建，不仅要有一支高素质的施工队 使合同各方自觉按合同办事，利于合同的顺利执行。 伍，同时也要有一支高水平、责任心强的监理队伍。 监理工程师应依据合同条件、工程量清单及其说明、 参考文献： 技术规范和设计图纸，对实际发生工程量进行严格 ［１］于景超，陆春赫，刘英军．浅淡ＷＴＯ与土建工程项目 的计量，对工程费用的变化进行科学评估，使最终支 管理［Ｊ］．北方交通，２００７，１１（２）：１５－１８． 付的合同款额合理、准确。但必须防止两种倾向的 ［２］颜志新．浅淡沥青路面施工质量的控制［Ｊ］．湖南交 发生：一是超前支付，它容易造成业主的资金紧张， 通科技，２００８，１２（４）：２２－２５． 更容易造成承包商的依赖思想，不愿更多地投入；二 ［３］ 邢忠锋，卢志刚．浅谈项目管理中的施工进度与施工 是滞后支付，它容易造成承包商的资金紧张，甚至会 质量控制［Ｊ］．黑龙江科技信息，２００８，１５（２１）：２２－２５． ［４］ 李勤旺．论工程项目管理中的质量、进度和成本控制 因资金周转困难而影响进度质量。监理根据现场实 ［Ｊ］．建材与装饰（下旬刊），２００７，１１（１０）：１３－１７． 际情况进行的优化设计，可以为业主节省费用；合理 ［５］刘志松，黄艺奇．浅析道路工程监理［Ｊ］．广东交通职 的变更设计，可以使业主的有限资金得到更好的利 业技术学院学报，２００５，１２（３）：２２ ． （上接第８１页） ［Ｊ］．科技情报开发与经济，２０１１，１１（２１）：９２－９３． ［２］ 张艳琦．专题排架区域阅览模式一种适合于高校图 ６结语 书馆现刊排架阅览的新模式［Ｊ］．图书馆建设，２０１０， 在网络和电子技术飞速发展的今天，未来图书 ｌ５（２）：６３－６７． 馆的服务与管理究竟是何种模式尚不可知［５】，但可 ［３］马卫平．期刊排架的践与认识［Ｊ］．图书馆工作与研 以确定的是，在今后相当长一段时间内，纸本期刊仍 究，２００６，１１（５）：９３－９４． 将继续受到读者的喜爱。 ［４］ 曹广英．Ｅｘｃｅｌ试用于现刊排架［Ｊ］．图书馆建设， ２００６，１８（３）：８１－８２． 参考文献： ［５］别立谦．从字顺到分类：北京大学图书馆期刊排架工 ［１］ 胡敏燕．浅议高校图书馆中文现刊排架和管理原则 作实践［Ｊ］．大学图书馆学报，２００６，１１（４）：７４－７５．