企业档案鉴定

2007.1

企业档案价值鉴定工作, 就是鉴别档案的价值,把重要的, 有保存价值的确定其保管期, 继续妥善保存; 对失去价值的, 没有继续保存必要的档案进行销毁处理。企业档案经过鉴定, 去其糟粕, 留其精华, 使保存的档案质量更高, 更便于保管和利用。它是决定企业档案命运的一项重要业务工作。

一、企业档案价值及其鉴定原则

1.企业档案价值是企业档案的有用性, 能满足企业生产、经营、科研、基建、法律依据等方面的需求。它是随着企业档案的形成而产生, 又随着其利用而实现的。其具体内容可以概括为: 一是史料价值, 就是可以作为历史凭证, 载入史册的价值; 二是日常工作查考价值。就是档案对于人们的物质产品生产活动和精神产品生产活动以及政治管理活动中所具有的借鉴、启迪、仿照、依据、信息等价值; 三是文物收藏价值, 就是档案具有文物性质的纪念价值和欣赏价值。

2.企业档案价值鉴定工作的原则。企业档案价值鉴定决定企业档案的存毁。如果鉴定有误, 造成的损失往往无法弥补。因此, 应遵循一定的原则。一是要坚持全面的、历史的、发展的、辩证的观点。在鉴定企业档案价值时, 不能只从企业的需要与否来考虑档案的价值, 应从国家的范围来全面衡量其作用; 要尊重历史, 具体地分析企业档案在企业发展的历史上所起的作用及在现实中所具有的历史价值, 正确地判断其价值; 要有发展的观点, 既要分析企业档案的现实作用,又要充分估计到企业档案的未来作用; 要在鉴定工作中处理好数量与价值的关系, 对已失去继续保存价值的企业档案, 加以淘汰, 对有使用价值的企业档案, 确 定保管期, 特别是对具有史料与文物收藏价值的企业档案要确定永久保管并要精心保存。二是要遵循党和国家及其档案行政管理机关制定的鉴定标准并严格执行档案销毁的有关制度。

二、企业档案价值鉴定的重要意义

1.通过对企业档案价值鉴定, 可以减缓企业档案库藏量的增长与物质条件不足的矛盾。企业档案的数量不断增加, 这必然给有限的库房、装具带来压力。定期对企业档案进行鉴定, 及时地剔除和销毁那些不再具有保存价值的档案材料, 有助于减轻对库房和装具的压力。 2.通过对企业档案价值鉴定, 可以解决库藏量与数量的矛盾。库藏档案数量是衡量企业档案馆(室)规模的主要指标之一。但是, 片面追求数量, 势必会造成库藏档案质量的下降, 致使玉石难分, 粗精并存, 不利于利用工作的开展。认真搞好企业档案的价值鉴定,则可以保护好重要的档案材料, 提高库藏档案的质量。

3.通过对企业档案价值鉴定, 可以解决工作量大与人手不足的矛盾。目前企业档案已走向综合性管理, 许多单位存在着管理工作量大而人手不足的问题, 管理工作量与管理人员数量的矛盾日渐突出。搞好企业档案的价值鉴定, 把一批没有保存价值的档案剔除出去, 平时的管理工作量就会相对减少, 这样就减轻了工作人员的负担, 从而确保重点工作的完成, 提高工作效率。

4.通过对企业档案价值鉴定, 只将有价值的企业档案进行数字化, 不仅可以提高利用效率, 而且可以为企业节省人力物力。

三、努力作好企业档案价值鉴定工作 1.建立企业档案价值鉴定工作管理机构。

实行专人负责制, 负责对到期或无继续保存价值档案的鉴定销毁工作; 负责起草档案鉴定工作计划, 拟定、提出档案鉴定销毁意见和具体实施办法, 并提交企业档案鉴定工作委员会或档案工作主管部门领导审批。

2.定期组织开展各门类档案、资料价值鉴定工作。

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企业各门类档案数量庞杂, 鉴定工作必须分期、分批来进行, 这样才不会影响其他各项工作的正常开展。首先将各门类档案、资料的鉴定工作制定一个鉴定工作循环周期, 周期长短视企业自身情况而定。一次只鉴定一种档案、资料, 这样可以保证精力和鉴定专业知识相对集中。其次, 将明显无查考价值档案、资料先行鉴定销毁, 将把握性不大的档案、资料另行登记、造册和放置, 观察三到五年。如果在观察期内, 档案材料不再被利用, 期满即可销毁。销毁时, 如果条件允许,可在销毁前做缩微备份。如果在观察期内仍被利用,就应提交到下一次鉴定中复审, 进行重新鉴定。 3.积极培养鉴定人才, 提高人员素质。档案价值鉴定工作的好坏、质量的高低最主要取决于鉴定人员的专业水平和工作责任心。因此, 注重和培养高素质的鉴定人才是企业档案管理工作中的重点, 可采取参加培训班、经验交流会以及参观学习等方法。同时, 还要提高鉴定人员的政治、文化、思想等各方面素质。

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