２０１３ Ｆ６月 总第２８３期 高校建设 高校二级学院办公室文化建设初探 李科 ６４３０００） （四川理工学院理学院，四川 自贡摘要：高校二级学院办公室文化体现了办公室甚至二级 ３．要与人为善，平等待人。在工作中不能出现“门难进、脸 学院的定位，对于提高办公室的工作效率、更好地发挥办公室 难看、事难办、话难听”的情况，要为师生员工做好各项工作。 职能并提供更好的服务发挥着积极的引导作用。 关键词：二级学院；办公室；文化建设 二级学院办公室文化是学院文化建设的重要组成部分，同 时作为二级学院的窗口部门，代表着学院的形象。办公室文化 建设引领办公室工作的开展，加强二级学院办公室文化建设， 必须正确理解办公室文化的属性，把握办公室文化建设的策 略，这对于提高办公室工作效率、树立办公室形象具有重要作 用。 一、高校二级学院办公室文化的属性 高校二级学院办公室文化作为一种文化，包含三个不同层 面的属性：精神文化属性、制度文化属性和物质文化属性。第 一，以精神氛围、人文性、价值观念、团体意识和服务理念为标 志的精神层面属性，这是办公室文化建设的最高目标。第二，以 文字形态表达而存在的规章制度及其具体运行中体现的制度 层面属性，它在办公室文化建设中占主体地位。第三，以实体而 存在的，如办公环境、办公设备等物质文化属性，这是办公室文 化建设的物质基础。 二、高校二级学院办公室文化建设的策略 （一）以办学理念引领办公室精神文化建设 办学理念是人￣ｆｌｘ，ｉ大学的理性认识、理想追求及所持教育 观念或哲学观念，它是建立在对教育规律和时代特征深刻认识 基础之上的。作为二级学院办公室文化核心部分的精神文化， 是学院办学理念的集中体现，办公室精神文化建设需以学院办 学理念为指引，并将其融入办公室管理和服务的实践中。 （二）办公室主任率先垂范，以身作则 办公室主任是办公室文化的主导者，优秀的办公室文化的 形成对办公室主任的综合能力提出了很高的要求。办公室主任 要具备高尚的人格魅力，即必须要有与学院党政保持高度一致 的政治修养；要有以诚待下、以诚处世、以诚律已的品德修养； 要有扎实的政治理论、管理理论功底；在工作中，要有超前意 识、大局意识，要吃得了苦、耐得了烦，并做好典范。总之，办公 室主任要以自己的人格力量折服人、领导人。 （三）全面提高办公人员的职业素养 服务工作是二级学院办公室职能的基本，只有通过优质服 务，才能树立工作权威，才能正确履行办公室工作的职责。全面 提高办公室人员的职业素养是办公室文化建设的重点任务。优 良的职业素养主要体现为： １．要有甘为孺子牛的服务意识，要摆正自己的位置，兢兢 业业，树立牢固的服务思想，杜绝“惰气、暮气、骄气、霸气”现 象。 ２．处理问题要做到公平公正、实事求是、坚持原则，一切以 学校、学院、全院师生的利益为重，甘于奉献，不计较个人得失。 ４．要尽心尽职，忠于职守。办公室工作纷繁复杂，工作时效 性强，这就要求办公室人员必须按时按量地完成所有工作，不 能出现“上班不在班、办公室里侃大山、把职责当权力和把吃喝 玩耍当工作的问题”。 （四）加强制度建设，规范办公室管理 学院办公室工作头绪众多，纷繁复杂，需要一种体现统一 意志的力量来制衡，否则处理问题便无章可依，办公室将处于 一种松散状态，失去了应有的凝聚力。为了避免这样的情况，实 行制度化管理是最有效的办法。建立一套切实可行的规章制度 是办公室管理工作制度化和规范化的基本途径，即以条文的形 式将办公室的行为准则、办事流程等确定下来，这是保障办公 室工作高效运行的基本要求。一般来说，可以采取如下三个步 骤实现办公室管理工作的制度化和规范化。第一步，针对办公 室各项工作，建立健全规章制度，如公文处理制度、会议制度、 学院印章管理制度、对外接待制度、保密安全制度等。第二步， 明确各岗位责任制。细分每个岗位的权责，如行政秘书岗、科研 秘书岗、图书资料员岗等，使学院办公室的职责内容中每项具 体的工作任务都落实到专人身上。这就可以避免因职责不清而 出现的推诿、撞车等现象。第三步，要建立一套考核机制，而且 要做到便于监督检查，操作性强。对各个岗位完成任务的情况 要定期进行客观、全面的考查，对完成很好的要提出表扬，给予 奖励，对没有完成岗位任务的，要给予批评甚至处分。这样才能 规范办公室管理，营造良好的工作氛围。 （五）改善办公环境，塑造良好的办公室形象 改善办公环境是办公室文化建设的物质基础，良好的办公 室环境可以有效地塑造出良好的办公室形象。二级学院办公室 工作要面对全院师生，处理学院各项工作。在办公室摆放小盆 装饰性盆栽，张贴一些轻松和谐的激励性语言，这样会减轻办 公室人员的工作压力，让办公室人员身处一个干净、舒适、整洁 的办公环境，就能增添工作热情，提高工作满意度。 二级学院办公室作为一个窗口部门，代表着学院的形象。 二级学院办公室文化建设是学院及学校文化建设的重要组成 部分，是保证一流的办公室工作水平的战略性工作，也是学院 发展的内在要求。因此，必须把办公室文化建设放在至关重要 的地位，结合实际，采取有效的策略，切实加强并推进办公室文 化建设， ．参考文献： ［１ｌＰ余群．浅谈高校办公室文化的建设卟嘉兴学院学报，２００２， （１４）． 【２】程勉中．学校办公室管理基础ｆＭ】．北京：中国档案出版社， １９９９． ・３９・