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人事档案管理规定
修订 日期 2011/03/30 批准： 审核： 编制： 修订 单号 /
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人事档案管理规定
总则
第一条 为了规范人事档案管理工作，高效有序地利用人事档案资料，特制订本办法。 第二条 人事档案主要用于公司人力资源的统计分析，从而为公司领导决策提供依据。 第一章 基本职责 第三条 保守人事档案机密。除已公开通知的事项之外，档案管理员不得随意对外公布人事档案内容，不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 第四条 维护人事档案的完整性。人事档案包括文本资料和电子数据库：档案管理员需备齐必要的存档设备，将文本资料存放在专门的档案柜，以防止材料受损；电子数据库每周备份一次。 第五条 方便人事档案的使用。档案管理员必须保证人事档案保存和记录的科学性，从而高效有序地使用档案资料。 第二章 档案内容 第七条 人事档案资料包括： 1. 个人身份证明（身份证或护照复印件）； 2. 个人简历（附照片）； 3. 毕业证、学位证和相关培训证书等的复印件， 4. 与工作相关的证件复印件，如：驾驶证，技工证，上岗证； 5. 前工作单位推荐信，大学毕业生推荐信（由学校开出）及相关的工作历史记录，如：社保记录，培训记录，技术成果证明； 6. 入职申请表（经相关领导签字确认）； 7. 面试考评资料及相关记录；如：专业测试、技能测试、外语测试、心理测试等； 8. 劳动合同； 9. 体检表； 10. 在公司期间的培训记录，考核记录，奖惩记录和任免记录等 第三章 基本任务
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第七条 归档： 1. 对新入职员工资料进行核查，确定所需资料齐全。如资料不全或材料不清晰，须及时向招聘负责人追查； 2. 按照员工工号，填写档案登记表（见附件一），将档案文本资料存放在档案柜的相应位置； 3. 输入电子数据库； 档案更新： 1. 员工取得更高学位或获得其它培训、技术证书，本人应及时通知档案管理员。经相关单位及部门确定后，档案管理员方可复印存档及更新相关记录。 2. 体检记录按体检周期（通常为一年）存档及更新。 3. 培训记录、考核记录、奖惩记录，按月度由培训及考核部门提供相关资料，由档案管理者进行更新及存档。 第八条 档案核查： 1. 每月三日前，档案管理员须对人事档案进行一次核查并制订《人员情况月度统计表》，交人力资源总监审核，后发送给人力资源分管部门负责人，以便于人力资源部门掌握最新的公司人事动态。 2. 在下列特殊情况下，档案管理员须进行检查核对，确认受损资料： 突发事件之后，如：失火、失窃； 对有些档案发生疑问之后，如：证件做假、文件丢失、文件外借未还； 发现某些损害之后，如：虫蛀、发霉等； 第九条 档案使用： 1. 人事档案的使用一般包括三个部分：查阅、外借和出具证明，都须遵循“人事档案使用程序（见附件二）”进行操作 2. 空调事业部中心（副）总经理以下人员须填写《人事档案使用申请表》（见附件三），并由相关负责人核实签字后，方可使用人事档案。 3. 因特殊需要（如公安、保卫部门）使用人事档案，档案管理员须积极配合并记录备案。 第十条 档案注销：员工离职三年后，档案管理员方可将其资料予以注销。 第四章 附 则
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第十一条 本办法实施须以国家有关法规、条例或集团相关规定为准。 第十二条 本办法解释权归空调事业部人力资源部，自批准之日起生效实施。
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