智能会议管理系统的设计与实现

智能会议管理系统的设计与实现

　　　　　　　　　陈忠辉　　　　席　　　　欣◆　

摘要：论文基于某公司会议管理现状，结合当前主流软件开发技术和无线通信技术，设计一套智能

会议管理解决方案，实现会议规划、会前准备、会中控制、会后归档的全过程的信息化管理，摆脱了大量纸质材料印刷、销毁的困扰，提高了会议组织效率。

关键词：智能会议系统；无纸化会议；会议管理；物联网

一、前言

传统的以纸质文件为中心的会议组织方式不仅耗费了大量的人力、物力、财力，而且存在效率低、时效差、易出错等问题，会议材料易泄露、难销毁等弊端，而智能会议管理系统恰好能解决传统会议模式这些固有的顽疾，它将多种信息化技术融入会议各个环节、贯穿会议全过程，有效提升会议的组织效率，增强了用户体验。

二、智能会议管理系统现状及设计目标

（一）现状。目前，国内智能会议管理系统大部分都是基于互联网的租赁产品，通常都不支持局域网环境，软件只有会中的管理功能，产品没有覆盖会议的全过程的管理，因此需要开发一套涵盖会前准备、会中控制、会后归档全过程智能会议管理系统，以满足企业对会议管理的需要[1]。

（二）目标。系统设计目标是采用物联网技术、计算机应用技术、网络通信技术、无线通信技术、移动互联网技术等现代信息技术开发建设一套功能强大、适应广泛、配置灵活、安全可靠的智能会议管理系统。

三、系统设计

（一）系统架构设计。根据系统应用需求及设计原则，从软件组成的角度把整个会议管理系统建设抽象为“一个平台、二个体系和五个层次”。

图1 系统架构图

“一个信息管理平台” ：建立统一信息管理平台。该平台基于先进的技术开发实现，通过动态、个性化的方式集成、组织和展现各种应用子系统，并实现统一的安全访问策略，为各层次用户提供方便、快捷、安全的信息服务[2]。

“二个体系”：信息安全体系，为网络层、应用支持层、业务应用层和数据系统提供统一的信息安全服务；质量服务体系，实现开发全流程的标准化，以满足企业对质量管理与审计管理的要求。

“五个层次”： 基础设施层，是承载整个系统的物理环境。

数据存储层，包括多种数据库，为管理系统实现数据共享提供支撑。业务支撑层，为系统公用的系统组件、基础服务及数据接口。业务处理层，在支撑层的基础上实现会议业务管理功能。客户端应用层，会议系统的用户展现，包括会议管理端及移动端。

（二）系统软件设计。会议管理系统主要包括基础管理、会前管理、会中管理、会后管理、第三方接口管理等功能。

基础管理：支撑系统框架的基础功能模块，包括组织机构、用户、权限、日志及会议资源等。

会前管理：完成各类会议、议题的在线申报，运用信息化手段进行会议汇总并生成会议安排表、议题汇总表，嵌入短信推送模块定时提醒参会人超前谋划次周会议及上会审议事项，制定会议议程，完成审核后的发言资料上传，制作排位，短信或邮件发送会议通知[3]。

会中管理：完成会议过程的无纸化管理。包括会议资料的管理、中控集中控制、会议签到、屏幕共享、同步播放、会议文档批注、 决议投票、任务督办、会议服务等。

会后管理：完成会议相关文档及视频、音频资料的上传归档、查阅及会议各类信息的统计。具体功能包括签到统计，会议信息统计，资料归档等功能。

四、应用效果

本系统在某企业中心会议室进行了部署实施，通过一年时间的系统运行验证，应用效果明显，会议平均组织周期由原来的三天缩短为半天；会议召开过程实现自动化和智能化，增强了用户体验度，提升会议召开效率；召开会议不再印刷和销毁会议材料，有效节约了大量的人力、财力成本。

五、结语

本文结合物联网技术、软件开发技术将某公司会议的会前、会中、会后完整会议流程进行了整合，首次建成了一套环保、节能、高效、多功能一体化的智能会议管理平台，并成功在中心会议室实施，为其他企业会议系统升级改造提供重要案例参考。H参考文献

[1] 宋春光. 高清视频会议系统应用研究[J]. 通信管理与技

术,2017,39(3):38-40.

[2]刘晋.高校无纸化会议系统的设计与实现[J].人才资源开发,2016,(10). [3] 钱承山, 俞露, 薛增龙. 基于物联网技术的交互式席位卡系统设计[J]. 计算机应用,2016,38(S2):294-297.

（作者单位：中国石油天然气股份有限公司兰州石化分公司自动化研究院）

信息系统工程 │ 2019.9.20

65