行政费用管控方案

行政部费用管控方案

费用管控是公司节约成本，提升效益的一项重要举措，需要全体员工共同努力，自觉养成“勤俭办公，人人节流、人人挖潜”的良好氛围。为更好地落实行政办公费用节约的要求，控制不合理费用开支，将对费用进行细化分析，针对公场地费用、办公费用、差旅费、车辆费用、福利费、通讯费、业务招待费、快递费、资产管理费等方面提出管控措施。

一、办公场地费用

xxxx年办公场地支付费用2500000.002000000.001500000.001000000.00500000.000.00金额（元）1234567891011120.00系列11755945.91498007.91523616.71770257.01699180.11664398.12181476.72065227.12022109.31795957.01753882.9 1.1 费用说明

办公场地费含XXX办公区、XX总部大厦、XXX办公区场地费用，其中场地租赁费和物业管理费为固定支出，水费、电费及其他费用为变动费用。

1.2 管控要点

（1）电费：变动费用中，电费支出金额较大且季节性差异明显。XXX办公区投入使用的本年度中1-11月电费（含空调费用）支出达1275948.95元，其中原因有办公区范围较大，空调电源开关未能实现区域控制；下班人员离开办公区后，并未及时关闭所在区域的电源，因此费用存在不合理浪费现象。

（2）场地租赁费用：本年度中，XXX办公区场地、XX大厦场地租赁面积较大，实际使用中空置较多，导致租金支出较大。

1.3 管控措施 序号 1 措施 实施方式 设置办公区空1）对办公区空调区域控制进行评估，与施工单位沟通是否可对办公区空调调总控 开关进行改造加装总控开关，实行区域控制。

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2）改造空调电源开关为智能开关，实现移动终端进行电源开关控制。 控制加班时段空调申请 1）对加班空调申请时间进行控制，在11-4月期间，气温较低，可对加班时段空调进行控制，温度低于27℃则不再申请开启晚上及周末的加班时段空调。 1）设置办公区域空调指示位置图，并划分区域指引图，引导各区域晚下班同事检查并关闭办公空调，节约用电。 及时关闭办公3 区空调及对温度进行调节 2）天气入冬后，前台下班巡检办公区时应将空调全部关闭，个别有需求时再开启，减少部分不及时关闭空调的浪费。 3）非夏季时间，中午时段温度一般较低，应对办公室区域空调进行巡检检，调节温度较低的区域，节约资源。 合理租赁办公场地

二、办公费用

xxxx年办公费单位：元100000.0050000.000.002 1）办公场地租赁时，公司应合理评估实际使用的需求，减少不必要的场地费用支出。 2）评估租赁的固定车位，非必要固定车位减少，或降低月租等级。 4 123456789101112系列167086.125669.947758.327837.221537.262058.740089.029518.334099.435176.214174.928198.0 2.1 费用说明

办公费用统计人力行政中心采购的办公用品如文具、复印纸等；其他办公费如清洁费、日用品、桶装水、支装水及其他办公费用支出，属于变动费用支出。

2.2 管控要点

（1）办公用品及日用品：办公文具及日常纸巾用品的领用未进行完善的出入库管理，不能根据使用情况分析并采取管理措施。其次领用过程未设置管控，员工对办公用具不珍惜，节约意识较差。第三，目前给员工配置的办公用品中，部分办公用品（尺子、计算机、订书机）等非每人必须的用具，且新员工入职时配备文具等新用具，离职后进行回收利用，造成资源浪费。

（2）办公用品采购价格：办公用品如文具、饮用水、复印纸、纸巾等长期固定供应商供货，对价格缺乏比对和监控。

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（3）饮用水浪费：使用桶装饮用水冲洗杯碗现象，或非工作需要取用瓶装水情况较多，办公资源浪费较多。

2.3 管控措施 序号 措施 实施方式 1）设置办公文具、生活用品出入库登记表对物品出入库管理，根据出入库情况对使用情况进行监控与分析，适时提前补充库存，1 规范物品出入库管理 避免加急采购现象。 2）员工领用办公用品时，对订书机、尺子、橡皮等可循环利用的物品，使用已有的资源进行发放。 1）设置每周固定时间发放办公用品，文具、纸巾等常用消耗品，固定在每周二、周四集中发放，并对领用数量进行控制，其余时2 调整办公用品领用管理 间只作领用登记，非紧急的领用在周二周四领取。 2）支装水不设置开放领用，会议室、外出办事用水等由前台补给。 3）新办公区装修对直饮水机进行考量，减少桶装水的使用。 1）在前台、文印室区域设置区域提供办公用品共享点，配备订书3 设置办公用品共享点 机、起钉器、透明胶、胶水等非每人必须的用品，将物品固定在共享桌上，供大家使用。常用的同事可领用，非常用的同事则可使用公共资源，减少非必要的领用或相互借用间物品未归还情况。 1）统一新员工入职文具配置标准（配套签字笔、橡皮、铅笔、笔记本、笔筒），其他物品则告知新员工领用规则，对岗位需要配备的用具，可增加配备。 4 统一新员工办公用品2）新员工办公用品实行配置，应提前在新员工入职前配齐放置在配置 桌面，要求齐全，不要求全新（笔记本除外），离职交接时，要求员工将桌面的办公用品交回行政部。 3）调整新员工入职保温杯为转正时发放，作为员工转正礼品，减少入离职频繁导致的浪费。 1）每隔一季度或半年需要对常规办公用品、日用品、饮用水等价5 办公文具采购管理 格进行核查，比对不同供应商价格及网上同品牌价格，择低价进行采购。遇节日网络促销活动时，应对价格进行参考，适当采购

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补充库存。 2）金额较大的文具申领（特殊纸张，插线板等）严格进行限制和登记。 6

三、差旅费

xxxx年差旅费坐标轴标题30000.0020000.0010000.000.00设置使用限制 1）提醒节约用纸，与IT沟通设置电脑打印默认双面，限制单次打印的份数，减少打印误操作导致的纸张浪费。 123456789101112系列12564.5022074.02917.505212.021333.908039.266349.512541.927308.9610416.814507.03156.30 3.1 费用说明

差旅费数据为人力行政中心外出及出差的交通费、住宿费及差旅补助费用，属于变动费用支出。 3.2 管控要点

（1）住宿费：外出或出差住宿费存在费用超标现象，制度缺少对应的管控措施，费用超标情况未能得到控制。

（2）外出打车费用：员工外出和出差的打车情况核实过程存在难度。 3.3 管控措施 序号 措施 设置住宿费超标的管控 实施方式 1）设置住宿费超标情况设置限制，需附详细清单及中心负责人审核同意。设置超标额度如：超出20元以上，则从当次出差其他日期住宿节约补助中抵扣。 1）核对员工外出或出差打车情况，对于外出或出差打车的时间及2 严格核查外出关规定 地点做好核查，出差往返打车前往机场的，均需要附说明。不符合要求的打车票，均退回员工。

四、车辆费用

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私车公用&外租车80000.0060000.0040000.0020000.000.00单位：元123456789101112小计20931.131422.033391.221867.830187.730019.969957.227284.468837.432720.360811.33226.60 4.1 费用说明

车辆费用为公司车辆发生的加油费、路桥费、保险费、维修费等以及人力行政中心私车公用及外租车发生的费用，属于变动费用支出。

4.2 管控要点

（1）车辆出险导致保险费增加：公司司机无法满足用车需求时，有员工驾驶公司车辆外出情况，但因员工外出办事兼顾驾车，容易疲劳驾驶导致，导致车辆事故，维修费用和保险费增加。

（2）私车公用：员工私车公用外出地点较多或外出测试时发生费用较高，文件中未对私车费用进行额度限制。

4.3管控措施 序号 措施 实施方式 1）合理安排司机工作，保证司机休息时间，避免疲劳驾驶导致车辆1 合理安排车辆，减少事故； 事故发生 2）对于员工驾车外出，需要对外出事项进行审核评估，不允许危险驾驶和疲劳驾驶。 1）加强公司车辆管理制度执行，严格实行用车登记及费用分摊，司机记录当天的使用人、行驶里程，路桥费、停车费。行政部每月根据车辆产生的油费、路桥费、停车费等分摊到使用部门。每月汇总并邮件抄送相关部门负责人知悉。 2 加强车辆使用管理 2）设置私车公用一天油费报销限额，超过400元的需要提供起止的里程数。 3）往来私车公用要求提前报备，并在群里互通消息，以接送有往来需求的同事。

五、福利费

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福利费800000.00600000.00400000.00200000.000.00单位：元123系列1637504.38872.006620.4540.00567891011125139.0045909.5633064.9013804.6894100.5214503.0088523.01127740.0 5.1 费用说明

福利费用统计公司活动如年会、家属感恩日、生日会、节日福利、下午茶等活动，及部门活动费发生的相关费用，属于变动费用支出。

5.2 管控要点

（1）惊喜下午茶举办次数较多后发现，单次抽取人员存在较多不在位置而转赠的情况，无法覆盖至每位员工，未能达成活动初衷及效果。

(2) 文化活动开展形式除吃喝类型外，应更多样化，提高参与度与企业文化的关联性。 5.3管控措施 序号 措施 实施方式 1）下午茶发放规则上，应根据每个区域人数比例设置抽取人数，如xx、xx、xx区域人数差别较多，则比例设置xx25人/次，xx20人/次，xx10人/次的形式，保证抽取轮换的时间一致；且下午茶设置应针对在岗上班的人员，产假等长期休假人不进行设置，避免形式主义。 1 合理调整活动的开展形2）操作上可提前抽取名单后，当天在办公室的则安排下午茶，式 不在的保留名额至下次抽奖，长期外出不在的则可以发放兑换券形式或其他可存放的食品。 3）企业文化活动应考虑其他的形式替代吃喝的形式，强化企业文化活动的效果。 4）节日关怀时考虑发放非实体礼品，无需邮寄费用，给予员工更大自主选择性。 1）活动举办场地应优先使用公司内部场地资源。 2 控制活动开展成本 2）文化类活动应明确活动人数及规则，除特殊原因外过时不补，减少预留份数。

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3）部分活动，如家属感恩日可以分区域形式举办，做好人均费用标准预算，各区域按人数制定并执行计划。

六、通讯费

通讯费150000.00100000.0050000.000.00单位：元12345678910系列191693.088621.989320.791063.290691.393988.195768.897230.795968.695479.8110.00120.00 6.1 费用说明

通讯费用统计公司办公网络、固定电话及移动号码的费用发生的相关费用，属于变动费用支出。 6.2 管控要点

（1）公司移动电话号码管理不到位，移动号码存在较多无登记人情况。 6.3 管控措施 序号 措施 实施方式 1）需要与IT做好沟通，对集团缴费移动号码进行全面梳理，清理1 加强移动号码的使用管无人使用的号码。 理 2）员工入离职时，应及时登记移动号码申领及归还公司的相应手续。

七、业务招待费

业务招待费80000.0060000.0040000.0020000.000.00系列1单位：元10.00234567891011122877.009340.005458.53926.0025483.437455.62825.9036639.465201.610991.01949.50 7.1 费用说明

业务招待费统计行政接待水果及公司备用酒水、礼品采购发生的相关费用，属于变动费用支出。 7.2 管控要点

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（1）在较多场次接待中，我方接待人员有6:3或7:3的情况发生，接待支出费用多。 （2）业务招待费支出未进行额度控制，费用使用较多。 7.3 管控措施 序号 措施 实施方式 1）业务招待费用设置年度预算额度控制，各部门应有定额预算，超出当年度预算的则不予报销。 1 加强业务招待预算管理 2）行政接待当次产生的采买费用算入业务发生部门（如水果、点心等），在招待费额度中进行控制。 3）会务场地使用公司内部资源代替外部场地租赁。 1）我方会议接待作陪人员数量进行对等接待，避免出现人数差异较大的情况。 2 规范接待管理 2）接待规格较低时，不再另外配备接待水果或点心。 3）接待领用酒的数量需对领用部门作相应限制，根据接待人数合理控制领用数量。

八、物流运输费

xx年快递费40000.0030000.0020000.0010000.000.001234567891011系列119928.210335.018115.018664.015796.018363.031160.430647.128164.226664.832418.2120.00单位：元 8.1费用说明

物流运输费统计XX、XXX办公区日常顺丰快递费结算及其他快递费用，属于变动费用支出。 8.2管控要点

（1）除固定往来班车文件传递外，其他时间可传递文件的时间不清楚，文件放置在前台担心时效，因而员工选择自行寄送，造成资源浪费。

（2）考虑到快递的安全性和时效性问题，目前合作快递公司为顺丰快递，但对于大件物品寄送时，费用较高。

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（3）纸杯、公司定制笔记本、各类单据等都由深圳总部统一制作，各区域使用时未对库存进行提前考量，在紧急时催促以快递形式发出。

8.3 管控措施 序号 措施 实施方式 1）统一办公区文件往来的接口在行政部，每周更新发布广深往来的车辆信息，并固定周二和周四由前台统一寄送文件，则可保证充足的文件传递时间，其余时间往来的急件也应在前台登记合并寄1 明确文件传递时间 送，则员工集中寄送的意愿比较大，避免单独寄送。 2）可在OA/微信设置查阅入口，供员工查阅文件往来时间。发布每周车辆往来的信息，另外选择两天如周三或周五为文件统一寄送时间，让同事及时清晰文件传递的时间。 3）提醒各部门同事在物件传递时，尽量减少到付件情况。 2 引入价格较低的快递1）考察申通快递等价格较低且具备一定保障的快递公司进行比对，公司 对于一些非紧急的物品，选择价格低的快递公司寄送，节约成本。 1）公司定制的办公用品如笔记本、笔、报销单、纸杯等，要求各3 非紧急物品禁止快递区域做好库存管理，在不同办公区传递发放时，禁止紧急发快递传传递 递，广深区域由司机往来时传递，驻外区域，则选用价格较低的邮寄方式寄出。

九、资产管理费

50000.00单位：元资产管理费0.00系列110.002342992.001799.0010410.050.0067891026986.924440.02946.0025184.25415.00110.00120.00 9.1费用说明

福利费用统计公司固定资产及低值易耗品的采购费用，属于变动费用支出。 9.2管控要点

（1）低值易耗品采购未由资产管理部门统一采购，其价格及质量未得到统一控制。 （2）低值易耗品中属于耐用品资产，应做好登记管理，便于资源的回收利用。

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9.3 管控措施 序号 措施 1

结语

行政管理团队承担的后勤服务支持职能，在公司不断快速往前开拓的同时，后勤支持需要做好节流工作，维护公司利益，支撑公司的持续发展。费用管控不是一个人或者一个部门就能做好的，需要行政管理部门在日常管理上多花心思，不断优化管理，降本增效，让公司各部门都能配合费用节约的要求，将费用管控落实到位。

人力行政中心行政部

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实施方式 统一资产采购1）办公资产由行政部统一执行采购并登记，采购时比对价格和质量。 接口 2）低值易耗品中耐用物品应进行资产登记管理。