行政部管理制度和岗位职责

一、总则

为了强化企业的行政管理，特制定如下管理制度。 二、管理范围

1. 负责贯彻公司领导的指示。做好上下联络沟通工作，及时向领导反映情

况、反馈信息；搞好各部门间相互配合、综合协调工作；对和项工作和计划的督办和检查。

2. 根据领导意图和公司发展战略，负责起草年度工作计划、年度工作总结

和其他重要文稿，牵头或协助公司的规划研究。

3. 负责全公司日常行政事务管理，协助总经理处理日常工作，负责总经理

的日常活动和外出活动的安排。

4. 组织安排公司办公会议，或会同有关部门筹备公司其他会议及有关重要

活动，做好会议记录和整理会议纪要，根据需要按会议决定发文。 5. 负责公司来往信函的收发、登记、传阅、批示，做好公文拟订、审核、

印刷、传递、催办和检查，及文书档案资料的归档立卷管理的工作。 6. 做好公司历年大事记的原始资料收集和编纂工作，定期或不定期编辑公

司简讯、简报或内部发行的刊物。

7. 负责公司保密工作和法律事务，妥善保管和正确使用公司的印章和介绍

信。

8. 负责前台接待、客人来访迎送等招待工作。

9. 负责公司办公设施的管理。包括公司办公用品采购、发放、使用登记、

保管、维护管理工作，负责传真机、复印机、长途电话、手提电话、计算机、手提计算机的管理和使用。

10. 负责信息系统工作，提高行政办公效率，重点监控计算机联网后的信息

保密。

11. 负责公司总务工作，做好后勤保障。主要是员工膳食、卫生保洁、电话

服务、安全门卫、宿舍管理工作等。

12. 负责公司车辆调度、管理、维修、保养工作，确保公司领导和职工的正

常工作用车。定期对司机进行交通安全教育，减少事故和违章，降低油耗。

13. 为丰富员工文化生活，组织安排各种文体活动和旅游活动。 三、岗位职责 ★ 行政部岗位职责

1．负责公司各部门的协调和综合管理，处理公司后勤、人事、行政、总务等事宜。

2．负责行政会议和例会的组织工作，参加或列席会议并作会议记录，视情况整理出会议纪要或办理下文事宜。对会议讨论的重大问题，组织调研并提出报告。

3．根据总经理指示，编排工作活动日程表，做好重大活动的组织和接待工作。

4．负责抓好公司重要文稿的起草工作，包括月、季、半年、年度工作计划和总结报告。根据工作计划和目标责任指标，定期组织检查落实情况，及时向公司领导和其他部门反馈信息。

5．及时处理重要来往文电信函的审阅、分送，督促检查领导批示、审核和修改以公司名义签发的有关文件，抓好文书归档和用印管理工作。 6．协助各部门制定部门、岗位职责和各类规章的实施细则，配合公司协调各部门和下属企业的工作关系。

7．严格控制行政办公经费的支出，加强办公财产和车辆的管理。 8．负责指导、管理、监督行政部其他人员的业务工作，改善工作质量和服务态度，做好下属人员的绩效考核和奖励惩罚工作。

9． 完成总经理临时交办的工作。

★ 前台岗位职责

1. 负责来访客人的接待，弄清楚其来访目的，引导其至相应的地点或相应的人。 2. 维护前厅， 接待区域及会议室环境的整洁。 3. 接听电话，记录留言，接转电话。

4. 统计每天上班人数，按照实际上班人数预定每天的午餐；随时注意公司的饮

用水，保证水源的充足。

5. 负责公司来往信函的收发、登记、传递，并且保留好数据，以备财务结帐。 6. 及时整理并打印公司的员工通讯录等其他相关文档的记录、整理工作。

7. 负责办公用品的领用及保管，办公设备的使用管理及维护。

8. 负责员工出差预定机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记。 9. 协助人力资源部对公司员工考勤的管理，监督员工刷卡。 10. 负责公司员工的名片印制，做好补印名片的登记工作。

11. 收集客户、来访客人及其他单位的信息。 12. 完成领导分配的其他文职工作。