每天上班和下班前由机要秘书 进入电子公文系统”查看和接 收公文。 如果签批意见是“传 ，文电科长按照阅” 签批意见将文件送 各位需传阅校领导， 传阅完成后文件直 接归档。 文电科长按照“领导 批示”送主管校领导 批阅，提出办理意 见。 机要员按照主管校 领导的签批意见通 知相关部门派专人 到文电科领取文件。
双面打印文件，将文件按照收文日期、顺序号、行文机关、原号、秘级、内容提要等逐项进行登记，然后加“焦作大 学收文处理签”并标明紧急类别。 文电科长按照“办公室意见”呈送校长或书记，提出签批意见。如若校长或书记有事外出，就电话请示，文电科长按照请示结果办理。 文电科长将加签文件交由办公室主任提出拟办意见。如若办公室主任有事外出，就电话请示，文电科长按照请示结果办理。
领取人在收文登记册上签名并注明时间。 机要员根据文件紧急程度督促文件办理进度。 机要员将文件按顺序号妥善存放以便日后存档或查看。 督促相关部门将办结的文件及时送还销号，并注明归还时间。
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