合同、要求评审程序文件

要求、协议、和合同评审程序

1 目的

明确合同的要求并行成文件，消除合同双方的不一致，确保本所有能力满足顾客要求。 2 适用范围

适用于本所与顾客签定关于检测各类合同的评审、协调和修订控制。（分包工作进行控制，确保分包方的技术能力和管理水平能满足检测工作需求，保证分包检测工作质量） 3 职责

3.1所长负责组织有关部门对合同的合法性、完整性、明确性进行评审。 负责批准分包协议。

3.2分包单位提供证明分包方具备相应能力的资料。

3.3技术负责人根据分包单位对分包方进行考查，对其质量保证能力进行综合评定，必要时应到分包现场进行考核。编制分包单位名称。与顾客签订正式合同与补充合同及与顾客的联络。负责识别顾客的要求。

3.4检验室负责准备样品、送样及取回检测报告，档案管理员负责保管分包协议及分包调查资料包括（每次分包的事项包括时间、具体检验项目、完成情况等均应记录在档案上）。 4 .1工作程序：合同的分类⑴合同⑵协议⑶用户提供的技术标准、技术资料（4）样品检测各性质抽样单、委托书；

4.1.1样品收发员接待客户时，应详细了解客户的检测目的、样品情况及对检测方法的要求，协助客户选择适当的、能满足客户检测目的的检测方法。常规检测项目由委托方填写检测委托书。

4..1.2当检测领取样品时，仔细核对检验委托书内容，确定无误签字领用。

4.1.3报告审核员在审核报告时首先核对检验委托书内容完整性，如有疑问及时报业务室根据程序进行补正。

4.1.4 当检测需要分包时，技术负责人应明确告诉被检测单位需分包的检测项目及分包单位，征得被检测单位同意后再行分包，且检验分包项目在检验报告中应加以注明。由检验室主人提出需要分包的项目，起草分包协议报所负责人批准。

4.1.4.1分包项目的申请和批准：检测室根据顾客的需求提出拟分包出去的检测项目和准备分包的乙方实验室，项目仅限于所需仪器设备昂贵，使用频率低或个别特种项目（并不是因为本实验室存在安全隐患，而最大的原因是我们有能力检测此项目，设备有限，而样品又比较多，顾客要求的检测时间有限的情况下，才会分包给其他合作实验室），仅占检测室业务很小一部分（分包的比例不能超过检验报告检测项目的50%）时方可进行分包。检测室填写申请书交所负责人批准。

4.1.4.2分包方能力调查和分包协议：由业务室根据分包方提出意向，对包括分包方的信誉、检测能力、人员素质、环境及仪器设备等资质进行调查，经技术负责人批准确认分包方。一般选择分包方的时候，选择分包方必须有相同等能力或者比本实验室的能力还要高的2个以上为候选分包实验室。双方就具体事项达成一致后，由双方负责人鉴定分包合同书。 4.1.4.3样品分包时委托方对分包项目的确认：当顾客的检测项目需要分包方进行检测时应

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经顾客同意，并书面通知分包方，书面通知的副本及顾客同意的证据应负附在检测报告的副本上存档。检测报告中应注明分包检测项目与分包方的机构名称。 **质检所程序文件 文件编号：ZCJL02-004-2007 ZCJL02-012-2007 ***-2** 要求、协议、和合同评审程序 文件版本：第CE版第0次修改 本章页数：第312页 共共4页3页4 4.1.5常规检测项目由业务室主任对委托单进行合同评审，有疑问的项目应与检测室主任或技术负责人进行沟通。评审的内容包括检测委托单全部项目，确认无误后在委托单上签名。 4.1.6对于长期委托项目、仲裁项目和新项目，由业务室主任与检测室主任一起对检测方法、检测能力

和资源、收费标准等进行协商，由检测室主任填写“新开展项目/重大项目合同评审表”，由技术负责人批准合同。

4.1.7当分包单位检验能力或质量体系发生变化，不能满足分包要求时应终止合同，并审查以前的分包是否有可能对本检测室的检验质量造成危害。

4.1.8 被检测单位要求与合同之间的任何差异，应在检测工作开始之前由合同联系人与被检测单位沟通解决。执行合同过程中如有重大变化，应及时向业务室主任汇报，待与客户沟通达成一致后签订补充合同。

4.1.9 所授权签字人在批准检测报告时，应检查报告是否符合委托单内容和合同条款。 4.1.10劳动合同和其他合同按《中华人民共和国劳动法》和《合同法》的要求，所里组织评审，业务室负责签订。 4.2 顾客要求的识别

4.2.1业务室负责与顾客签订《合同》，其中应包括顾客的名称、送检日期、交付日期、仪器名称、

型号规格、数量、是否有特殊要求等内容。

4.2.2 对于特殊合同，业务室负责在日常工作中负责识别顾客的潜在要求，包括相关法律、法规、技术规范、检定规程、国家标准等的要求。 4.3 合同的评审

4.3.1对顾客的要求、标书和合同的评审应包括标准和检测方法、能力、资源及顾客特殊要求，并形成文件。

4.3.2对于检测能力表范围内的日常检测项目，和顾客签订常规合同《顾客检测委托书》，由业务室样品接收人员负责评审，并签字认可。

4.3.3对于顾客有书面形式要求的检测，可签订特殊合同，业务工作室负责和顾客草拟合同，合同的内容应包括：标准和检测方法、工作范围、服务形式、技术规范、价格及付费方式等，并将未签署的合同草稿交业务室，由业务室组织进行评审。 4.3.5合同既要符合法律要求，又要得到本所与顾客双方的认可。 4.3.6对于重复性例行的检测，只要顾客的要求不变，只需进行初次评审。

4.3.7合同的评审应在合同签订之前进行，确保顾客的各项要求合理、明确、书面化，双方协调一致，本所有能力满足，评审内容应包括：

a. 客户的要求是否明确。

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b. 技术能力和资源是否能够满足要求。 c. 标准和检测方法是否符合技术规范。 d. 商定检测时间、费用和付费方式等问题。

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文件版本：第CE版第0次修改 本章页数：第31页 共共4页3页4 4.3.8 在合同评审过程中，评审人员对合同中有关内容和要求提出疑问或修改建议时，由业务室负责与顾客联系，征求其书面意见。 4.4 合同的签订和执行

4.4.1 合同评审并与顾客达成一致后后，报质量负责人审批。 4.4.2 由业务室代表本所与顾客签订合同。

4.4.2 合同签订后，由业务室负责将对应的合同发到相关的检测室，作为工作的依据。 4.4.3 业务室跟进合同的执行情况，根据需要及时反映给顾客，与顾客就要求或工作结果进行讨论，均应予以记录。 4.5 合同的修订

4.5.1 当顾客提出修改合同时，业务室应组织有关部门、人员对合同的变更条款进行评审，并报业务所长批准。

4.5.2 当本所提出修改合同时，必须与顾客进行协商，在征得顾客的书面同意后方可进行，并对变更条款进行评审。

4.5.3当检验委托书提出修改时，必须征得顾客同意，经业务室负责人同意由当事人更改签字或盖章。

4.5.4 业务室负责与顾客签订补充合同，补充合同签署后，应注明原合同编号，及时发放给相关部门和人员。 4.6 记录的保存和应用

4.6.1 与合同评审相关的记录、合同、分包档案（分包方名称、分包方的具体检验项目、每次分包的时间和项目及完成质量，每次分包的总体评价等）由业务室负责保存，分类归档，保存期为合同期满后三年。

4.6.2 业务室负责将上述记录报所长，便于其了解每一个合同的签订情况，所长需始终意识到顾客

的要求，包括那些没有明确表达的需求和期望，并调配资源确保达成或超过这种需求和期望，以持续获得顾客满意。 5 相关支持性文件 5.1《文件控制程序》。 6 相关质量记录 6.1《顾客检测委托书》。

6.2《检测服务协议及总体评价》。 6.3《检测分包记录》

6.4《检测方法的选择和确认记录》 6.5《抽样程序》

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6.6《样品管理程序》

6.7 新开展项目/重大项目合同评审 6.8 《协议、合同》 7附录

7.1合同评审流程图

*质检所程序文件

文件编号：ZCJL02-004-2007 ZCJL02-012-2007 * 文件版本：第CE版第0次修改 本章页数：第314页 共共4页3页4 要求、协议、和合同评审程序

合同草案 与顾客洽谈 顾 客 电话、口头、订单 记录确认 业务受理部门评审 ①类

②2类 评审分类判别

②1类 ③类

否

是

是 否

不必

记录保存 合同是否修改或偏离 签订合同 合同实施 审 批 能否与顾客取得一致 会议评审 （能力、法律、财务、时间） 4 / 5

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注：①类：常规例行简单任务。

②类：顾客要求不变重复性例行任务；②1代表第一次； ②2代表第二次及以后各次。 ③类：新的、复杂的、先进的、重大的任务。

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