第５卷第１２期 Ｖ０ｌ＿５ Ｎｏ．１２ 读与写杂志 ２００８年１２月 Ｄｅｅｅｍｂｅｒ ２００８ Ｒｅａｄ ａｎｄ ｔｅ ＰｅｒｉＯｄｉｃａｌ 浅谈二级学院的教学秘书工作 叶晓琴 ｆ丽水学院摘浙江丽水３２３０００） 要：教学秘书是教学管理的具体执行者，协调者，也是规范教学过程管理的重要人物。文章阐述了教学秘书的工作职 教学秘书 素质建设 文献标识码：Ａ 文章编号：１６７２—１５７８ｆ２００８）１２—００５６—０２ 责、素质要求，分析了当前高校教学秘书的主要问题及提高工作质量的策略。 关键词：二级学院中图分类号：Ｇ６４７ 自从我校实行二级管理体制以后，学校工作重心下移．大部 的工作态度和强烈的责任意识。教学秘书还需具备专业知识素 分权利下放给二级学院。教学秘书作为二级学院的一线教学管 理人员，是教学管理的具体执行者，协调者，也是规范教学过程 管理的重要人物。可以说教学秘书在教学管理中起着无可替代 的作用。 １ 教学秘书的工作职责 质。我们这里讲的专业知识素质它包括两个方面。第一是教学秘 书所在二级学院的专业知识。作为教学秘书，必须熟悉所在学院 学科课程的设置，教学计划的制定和实施等知识。第二是教学秘 书应具有秘书专业知识，包括秘书学、行政管理学、心理学、公共 关系学、档案管理知识等。在工作能力素质方面，作为一名教学 秘书首先需具备统筹管理的能力：把学校学院各学年各学期有 规律有时段的常规性教学事务与日常工作区别开来，根据待处 第一，认真贯彻执行学校的教学方针和各项指令。学校的教 学工作要求一般会通过各类教学工作会议布置给各二级学院教 学秘书。因此，二级学院教学秘书要准确理解会议精神，及时向 所属分管教学院长汇报，并根据分管院长的决定，及时落实到具 理事情的轻重缓急，妥善安排，从时间上合理分段。其次．教学秘 书需具备团结协作的能力：教学秘书的许多工作它需要几方面 人员的通力协作和共同努力才能顺利完成，仅靠个人的力量几 乎不可能且行不通的。最后．教学秘书还须具备不断学习的能 体工作中；对各种教学文件要及时收发、传达和处理 第二，协助分管教学院长做好日常教学管理工作。教学秘书 要根据教学计划编排课程表一编排课程表时要人性化 针对 教师有上课时间．教室是否用多媒体等等特殊要求的，给予协调 解决，这样可以使教师有更加充分的时间和精力用于学术研究： 下发教材征定申请表，征定教材：教室日志及课堂考勤表的收 集；召开学生座谈会，及时了解学生对任课教师和课堂教学情况 力。只有具备不断学习的能力，才能不断获取知识，才能应对教 学管理过程中随时可能出现的新变化和新情况。 ３ 教学秘书工作存在的主要问题 相关专业知识缺乏，知识结构单一。由于不少教学秘书在上 岗前没有经过系统的学习和专门的训练．有的教学秘书甚至对 其所属二级学院开设的专业课程不熟悉。因此工作起来往往很 的反馈；要组织安排期中、期末及其他各种等级考试的监考、巡 视——考试安排时要认真仔细，科学合理。首先根据教学计划确 定各专业所有的期末考试、考查课程，不得有遗漏：同时安排好 监考教师及考试场地；其次将期末考程张贴在宣传栏并通过电 话通知各班班长。在考试进行的时候，作为教学秘书，还要及时 不顺手，甚至于盲目地应付。 教学秘书工作量过重。随着招生规模的扩大。学生人数大量 增加，一定程度上加大了教学秘书的工作量，再加上教学秘书还 要兼职做行政秘书工作。繁重的工作令教学秘书疲于应付，工作 缺少了积极性和主动性。 检查、巡视每一个考场，在个别监考教师不到位或者迟到的情况 下及时组织人员补位，避免造成重大教学事故。要处理毕业实 习、毕业论文等相关事宜，对毕业生进行毕业资格审查，包括每 一对教学秘书工作不够重视。长期以来，人们对教学秘书工作 缺乏真确的认识和评价，在人们的传统观念当中，教学秘书只是 处理一些琐碎的杂务，只是做些学生成绩的登记，收发传达各类 教学文件之类的简单工作，对教学秘书工作缺乏培训和指导。 ４ 提高教学秘书工作质量的策略 ４．１外部途径 位学生历年重修课程及成绩，受处分及取消Ｅｌ期．英语三、四 级通过情况，计算机等级考试通过情况，是否能够毕业，是否能 获得学位等多个方面的情况。这些日常工作琐碎、量大、费时费 力，易出错误难出成绩，但必须认真完成，马虎不锝，任何失误都 将造成不可挽回的损失。 第三，做好教学文件及资料的分类，保管工作。教学秘书要 做好教学文件及资料的分类归档工作并妥善保管。对不同时期 的教学计划，专业课程设置。教师工作量登记表，学生成绩档案， 毕业生裆案以及反映本院教学活动的相关文件资料．教改、科研 立项等，要按不同专业，学期进行整理归档，并及时装订、更新。 开展岗位培训．对教学秘书进行在岗继续教育，把教学秘书 的培养纳入学校师资培养计划包括定期不定期地采取培训班或 对外交流的形式对在岗的教学秘书进行培训。 设立岗位责任制，定期对其进行工作考核，按工作实绩兑现 奖惩，并可以根据其二级学院学生人数，适当给予补贴。 ４．２自身途径 ２ 教学秘书的素质要求 教学秘书的工作性质、地位和作用，决定了高校教学秘书必 须具备较高的素质： 思想是行动的先导，作为一名教学秘书．首先应具有较高的 强化服务意识，明确职责定位，甘当教学和科研工作的勤务 兵。教学秘书工作虽然辛苦，但是光荣的，要树立自豪感和工作 的自信心，做到干一行，爱一行，钻一行，相信行行出状元。唯其 如此，教学秘书才能牢固树立服务意识，主动积极地为教学、为 思想政治素质，要热爱教学管理工作，为人师表，用自己的言行 来熏陶学生，引导学生。感染学生和教育学生。教学秘书工作范 教师、为学生服务，才能提高工作的效率。 保持工作热情，积极追求创新。年复一年，日复一日，教学秘 书工作的基木职责没有什么变化，这就要求教学秘书保持对于 本职工作的新鲜感。教学秘书除了学校的岗位培训外．要适应新 围广，内容多，责任重，日常事务繁杂，而教学秘书在领导决策和 决策执行实践中起着承上起下，上联下达的中介、枢纽的作用。 教学秘书的工作态度和工作质量的好坏在一定程度上直接影响 着学院教学的顺利进行．因此，作为一名教学秘书必须具有严谨 —时代，树立新的管理理念，学习新的管理方法。在工作中充分发 ｆ下转１２９页１ ５６— 第５卷第１２期 Ｖｏ１．５ Ｎｏ．１２ 读与写杂志 ２００８年１２月 Ｄｅｃｅｍｂｅｒ ２００８ Ｒｅａｄ ａｎｄ、 ｔｅ Ｐｅｒｉｏｄｉｃａｌ 浅谈班主任工作中与学生谈话的艺术 朱 飞 （江西省赣州市于都县第二中学 江西 赣州 ３４１０００） 中图分类号：Ｇ６３５．１ 文献标识码：Ｃ 文章编号：１６７２—１５７８（２００８）１２－０１２９－０１ 一名教育工作者作为班主任，跟学生谈话，不仅要讲究用语 有时．学生没做什么错事却被人误解，或者因好心办了坏事 而得不到人们的谅解，甚至什么都比别人做得好却反遭“白眼”， 艺术，还要恰当把握时机，不然就可能事半功倍，甚至适得其反。 依笔者之见，如下个“时候”是谈话取得事半功倍之效的“良机”。 １ 学生刚刚入学的时候 “讥讽”和“侮辱”，让他们觉得自己空背“冤”，枉受“气”。这是，如 能及时发现他们的情绪，充分肯定他们的成绩，设身处地地理解 到了一个新的学校或新学起开始，学生往往有一种新鲜感， 他们的委屈，并以公正，客观，冷静的态度帮助他们从自身方面 往往也会确立新的学习目标，产生“好好学”的念头与想法。这 寻找不足，一方面会使他们因得到老师的理解而顿生感激之情， 时，如能主动与之接触，因势利导，提出一些好的学习建议与要 委屈的心理也随之消除，另一方面也会使它们从自身寻找原因， 求，一般会“旗开得胜”，一举数得。 更加严格要求自己，求得更大成绩。 ２ 学生获得荣誉的时候 ７ 学生对他人成绩心怀“嫉妒”的时候 学习取得了好成绩，付出得到了回报的时候，往往是学生信 同班同学，特别是与自己水平差不多的同学取得突出成绩 ｔＬ，最足． ｔＬ，情最好。也是乐于接受最高要求，听取“逆耳”之言的 时．有些学生的内心往往感到很不是“滋味”，一方面有“妒忌”的 时候。这时找学生谈话，在肯定，祝贺的同时，恰当地提出更明确 成分，一方面也有不服气的因素：“你能做到的事我也能做到；你 的学习任务和更具体的要求加以“鞭策”，一般会收到比较理想 能取得的成绩 我也能取得，甚至比你强。”这时，不失时机地与 的效果。 之谈谈心，帮助其分析一下自身的素质、心理方面存在的问题， ３ 学生遇到挫折的时候 为之设计更高的目标，提出更高的要求，并鼓励其化“妒忌”为力 学习不顺利或生活不顺心的时候，学生大都渴望关怀和鼓 量，化热情为行动，对他们提高自我、完善自我，会起到积极的促 励．如能适时给予热情的鼓励和温暖的安慰，同时以善意的姿态 进作用。 引导学生作理性地思考，帮助其从自身寻找这种不顺利出现的 ８ 学生与其父母或亲友在一起的时候 原因，委婉地指出其客观存在的缺点与不足，使之感受到老师的 有些学生生性倔强，非常注重“面子”，不愿意老师见见他的 温暖与关怀，一般能达到“入耳，入脑，人 ｔＬ，”的效果。 亲友或父母。对这类学生，如能当着他的亲友或父母的面不揭 ４ 学生出现错误的时候 “短”，不告“状”．而是多谈一些肯定的看法，把“优点”、“长处”、 由于犯了错误．心有歉疚，对一些过激的言辞和以前接受不 “成绩”说足．同时当着第三方的面用充满希望的语气、委婉含蓄 了的批评，学生往往也能够听进去，记下来。因此，这时谈话的效 的语言指出其缺点与不足，并寄予厚望与信赖，他们一般不仅会 果一般都不错。不过，不要将谈话变成批判或讨伐，而要辨证地 乐于接受，而且会感到老师的可敬可畏，从内心里接受对自己的 分析，冷地对待，真诚地交流，在充分肯定过去成绩的前提下，一 批评。 针见血地指出其不足甚至错误之处，动之以情，晓之以理，使之 ９ 学生有牢骚怨气的时候 倍感老师的真情与关怀，进而放下包袱，知错改错。 学生感到自己受到了不公正的待遇，或认为自己没有得到 ５ 学生身体不适或生病的时候 应得到的回报时，往往会产生一些不满或牢骚。这时，如能“换位 见学生脸色不好，问问是否病了；学生有病住院，主动到医 思考”、设身处地地站在学生的立场上，认真倾听他们的牢骚和 院，问问有什么需要。随时观察其身体的变化和情绪的波动，见 抱怨，针对其反映的情况，提出的意见进行客观辨证地分析，对 微知著，小中见大，适时与之交流与沟通，使之感到老师时刻关 其加以耐心细致的疏导，使之感到老师的关心，从而反省自己的 注自己，体贴着自己，呵护着自己，进而心悦诚服。愿意听取老师 言行，一般能促使他们接受客观现实，重树积极的人生态度。 各种善意的建议和批评。这就是常说的老师的人格魅力所在。 ６ 学生受了委屈的时候 ｆ上接５６页１ 参考文献： 挥自己的主观能动性，积极开动脑筋，对工作任务、工作目标、工 ｆ１］丁梅芳．浅谈高校教学秘书的素质及提高工作效率方法Ⅲ．皖 作方法有自己独立的思想和语言。 西工作效率方法．２００４．２． 掌握办公自动化手段，提高办事效率。高校教学管理工作是 【２】钱文彬，任会兵．浅论新时期高校教学秘书工作Ｕ１．天津市教科 以学期为基本时段的，学生的每门专业课程一般要在一学期内 院学．２００５．８．教学秘书工作探讨． 完成．因此，教学秘书的日常管理不仅工作量大，而且时效性很 【３】庞春菊．教学秘书工作探讨【『１．北京工业职业技术学院学报， 强，教学秘书只有在熟练地操作以计算机、网络技术为代表的现 ２００６．】 代化设备．不断提高运用电脑等先进办公设备才能及时、准确地 利用教学信息为教学工作服务，从而提高工作效率，实现教学管 作者简介：叶晓琴（１９７８－），女，浙江丽水人，研究实习员。主要 理工作的科学化、规范化。 研究方向：教学管理。 一１２９—