档案管理规定

类别 名称 潍坊众客隆商业发展有限公司管理规定 档案管理规定 编号 10231-2010007 版本 2010年6月 第1版 共1 页

档案管理规定

1.0目的

2.0适用范围

各部门档案管理 3.0内容：

3.1 管理部门

3.1.1．文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门根据实际需要留存影本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门以影本归档。

3.1.2．各分公司档案分类目录及编号原则，由各公司经理室或事业部经理室统一制定，总管理处各部门、中心档案则由各部门自行编定并报送总管理处。

3.2 文件材料的归档要求及文件点收 3.2.1文件材料的归档要求：

3.2.1.1公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

3.2.1.2.公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。

3.2.1.3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

3.2.1.4.归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

3.2.1.5.归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

3.2.1.6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

3.2.1.7.归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。

3.2.1.8.归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

3.2.1.9.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

3.2.1.10.外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

3.2.1.11.为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰

3.2.2文件结案移送归档时，根据如下原则点收：

3.2.2.1．检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。 3.2.2.2．文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。

3.2.2.3．文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。 3.2.2.4．与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。 3.2.2.5．有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，

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将文件归档处理。

3.3归档时间：

1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。

2.工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。

3.每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。

4.电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。 5.荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。 6.声像档案在每次活动结束后整理归档。

7.相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。 8.外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。 9.变更、修改、补充的文件材料随进归档。

10.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。 11.公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

3.4 文件整理

点收文件后，应依下列方式整理：

1．中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 2．右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。 3．文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。 3.5 档案分类

1．档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，部门区分之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

2．档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，三级分类不够应用时须在第三级之后增设第四级“细类”。如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。 3.6 档案名称及编号

1．档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

2．各级分类、卷次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多少，及增长情形斟酌决定。

3．档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

4．档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

5．档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改，必要应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 3.7 档号编写

1．新档案，应就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，为此来编列档号。

2．档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。

3．档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。

4．档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。

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3.8 档案整理

1．归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。

2．档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

3.定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证 档案的安全。

3.9 保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

1．久保存：（1）公司章程；（2）组织规程及办事细则；（3）财务报表；（4）政府机关核准文件；（5）不动产所有权及其他债权凭证；（6）工程（网络、装修等）设计图；（7）其他经核定须永久保存的文书。

2．10年保存：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料； （4）其他经核定须保存10年的文书。

3．5年保存：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存5年的文书。 4．1年保存：结案后无长期保存必要者。

5．各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。 3.10 档卷清理

1．档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。

2．保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。

3.销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总经办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。

3.11 档案查（借）阅制度

档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：

1.凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。

2.本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。

3.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。 4.外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。 5.凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。 4.0责任部门：

4.1主导部门：负责制定、解释、监督执行的部门。 4.2配合部门：配合执行的部门。

5.0罚则：违反本文件有关条款或未达到标准的处理意见。 6.0执行时间：文件开始执行的时间 7.0相关文件及表格（可选项）：与本文件有关的文件及表格。 8.0

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