办公室主任岗位说明书

一、基本资料 岗位名称 所在部门 直接上级 所辖人员 办公室主任 办公室 总经理 １１ 岗位编号 岗位定员 直接下级 岗位分析日期 １ 行政主管、秘书、外事、ＩＴ岗 本职：负责公司的文秘、行政、后勤、安全等管理工作 二、职责与工作任务描述： 职责表述：组织制定公司的文书、行政、后勤管理制度，并组织实施 职 责 一 负责组织制订公司的文书、行政、后勤、安全等各项规章制度 工作 负责汇总审核公司行政后勤安全方面的管理制度，上报批准 任务 负责组织下发经批准的管理制度，并组织执行 负责组织制度的修订和完善工作 职责表述：组织开展公司的对外协调、文秘、会议、上传下达、收发等工作以及董事会、执委会的日常事务性工作 负责与政府主管部门之间的协调和沟通工作 负责组织本室员工起草会议文件、发言稿并进行审核，做好会议的相关筹备及记录工作，包括会议通知的发布、会议室的确定、会议日程的安排、会议资料的打印、会议记录以及会议纪要的整理和下达工作 负责会议决议的督办工作 工作 任务 负责对公司内外部发文的审核工作，组织开展所有公文的收发、上传下达、文件传阅及相关的登记工作 负责组织公司大事记的编写工作，并进行审核 组织开展公司的外事管理相关工作 组织完成董事会、执委会的日常事务性工作 职责表述：负责公司计算机软硬件、网络信息的管理工作 职 责 三 负责组织公司网络系统的日常维护工作 工作 负责组织开展公司计算机软硬件的日常维护和维修工作 任务 负责组织网络系统更新升级、资源配置、安全性、故障的排除等管理工作 负责组织公司网络数据信息权限的管理、信息数据的安全性管理、数据备份工作 职 责 二 负责组织按照公司的信息报送制度，汇总信息，在公司网站上上传发布 组织开展公司计算机、网络设备及外设办公用品的采购、发放、调配及登记管理工作 负责组织开展对各部门人员网络信息系统设备的使用提供培训和技术支持 职责表述：领导开展公司的后勤保障工作 负责审批公司办公用品、劳保用品、饮用水、福利用品的采购计划、控制行政费用预算，并组织实施采购 负责领导开展办公用品、劳保用品、饮用水的发放、登记、统计工作，并进行监督检查 负责组织公司领导层出差、考察活动的安排、车船机票的订票、接送工作 负责领导开展日常行政办公用品的维修和保养工作 职 责 四 负责组织开展公司水、电、通讯费用的登记、结算、统计工作 工作 负责领导开展公司办公环境的管理工作以及与物业公司的重大协调工作 任务 负责领导开展公司办公用固定资产的管理工作，包括台帐的建立、更新、盘点、对帐等工作 负责领导开展公务用车的调配和维修保养维修工作以及高层领导车辆的维修保养维护工作 负责领导开展员工工作餐的管理以及招待所的管理工作 领导开展公司接待工作 职责表述：负责组织开展公司有关印鉴、证照的管理工作及公司的档案管理工作 负责组织公司有关印鉴、证照的日常管理和使用工作，并审核使用申请 负责组织完成公司印鉴、证照使用情况的登记和统计工作 负责组织完成公司有关证照的年检、手续变更工作 职 责 五 负责组织开展档案资料的收集、整理、立卷、归档工作 工作 任务 负责组织开展档案日常保管、咨询工作、履行借阅归还手续，确保档案资料的安全性和完整性 负责组织档案的统计、更新、鉴定和销毁工作 负责组织对各部门的档案管理工作提供指导和监督 负责组织开展公司的保密工作 职 责 六 职责表述： 组织开展董事会、执委会和总经理办公会的日常事务工作 工作 办公室作为董事会、执委会和总经理办公会的日常办事机构， 任务 职 职责表述：领导开展公司的消防、安全工作 责 工作 领导开展公司消防、安全的宣传、教育培训工作 六 任务 负责督促开展公司消防、安全的监督、检查工作 职责表述：负责本部门的内部组织管理工作 制定部门工作计划，并组织实施及总结 职 责 七 拟定本部门财务预算计划，控制实际费用支出 工作 负责部门内部任务分工，指导下级人员制订阶段工作计划，并督促执行 任务 根据公司的绩效管理制度，参与制定本部门员工的绩效评估指标，并负责本部门所有职员的绩效考评 负责对本部门所有员工提供必要的工作指导，制定和实施相应的培训，培养和提高他们的工作能力，激发他们工作积极性和高昂的士气 职 责 职责表述：完成领导交办的其他工作 八 三、权力： 对公司行政管理规章制度执行情况的监督检查权 授权范围内，代表公司与政府相关部门协调联络的权力 公司对外发文的审核权 公司办公用品、劳保用品采购计划的审核权，授权范围内的审批权 公司会议决议的督办权 对本部门员工工作的监督检查权 对直接下级人员调配、奖惩的建议权和任免提名权 对所属下级工作的监督、检查权 对所属下级工作争议的裁决权 对所属下级管理水平、业务水平和业绩的考核评价权 本部门预算内费用的控制使用权 上级授予的其它权力 四、工作协作关系： 内部协调关系 外部协调关系 （内部有密切的协调关系的部门及岗位：） 公司内部各部门 （有经常性协调关系的外部单位及部门：） 上级政府主管部门、物业公司、办公用品供应商、公司合作伙伴等 五、任职资格： 教育水平 专业 本科及以上学历 企业管理、经济管理、行政管理及相关专业 经验 培训经历 知识 能力 ５以上相关岗位工作经验，３年以上相关管理岗位工作经验 行政管理知识培训、公文写作知识培训、公司业务相关基本知识培训等 精通行政管理知识、掌握公文写作知识、具备一定的企业管理知识、了解公司业务的基本知识 很强的协调沟通能力、较强的综合分析与判断决策能力、计划制定和执行能力、较强的计算机操作和应用能力 六、工作特征： 使用工具/设备 一般办公自动化设备 工作环境 一般办公环境 工作时间特征 正常工作时间、偶尔加班 备注：