基于SWOT分析的大数据环境下档案用户研究

摘 要 大数据时代的到来对档案用户研究工作带来了机遇和挑战，本文在对大数据做简要介绍的基础上，运用SWOT分析法对大数据环境下我国档案用户研究面临的内部环境和外部环境进行分析，并在此基础上提出了相应的策略。 关键词 大数据 档案用户 研究 SWOT分析

档案工作的根本目的是为了档案的利用，而档案利用的主体是用户，由此可见，档案用户研究工作极其重要。随着科学技术的发展，信息的快速传播，大数据时代已经来临。在大数据环境下，档案用户研究工作必然受其影响，本文首先对大数据环境下的档案用户研究做了SWOT分析，随后提出策略，得到了SWOT矩阵，以试图揭示大数据环境对档案利用的影响以及应对策略。

一、大数据概述

1.大数据的定义。关于大数据的定义有以下两种代表性的观点。

张淑芳认为：“大数据又称‘巨量资料’、‘海量资料’，是指所涉及的资料量规模巨大到无法通过目前主流软件工具，在合理时间内达到获取、管理、处理，并整理成为帮助用户筛选决策的积极资讯。‘大数据’是由数量巨大、结构复杂、类型众多数据构成的数据集合，是基于云计算的数据处理与应用模式，通过数据的整合共享、交叉复用、形成的智力资源和知识服务能力。”

库俊平认为：“所谓大数据，是指由于数据的体量过于巨大，难以被用户及时获取和加工处理的数据。”

上述两种定义的共同点在于都指出大数据的数据量巨大，难以在短时间内获取与运用。区别在于，张淑芳的定义强调了大数据的积极性、资源性和服务性。

目前，大部分学者都认识到了大数据不仅是数量巨大的数据，更重要的是对这些数据的分析利用。

2.大数据发展现状。我们每天打电话、刷网页、淘宝购物等无不产生着数据，这些数据堆砌起来，变得庞大复杂。福尔摩斯说过，数据是思考分析的基石，大数据时代已经到来并且悄无声息地改变着我们的生活。利用大数据，交管部门分析出实时路况，管控交通流量；淘宝根据大数据分析用户的需求喜爱，由此推送“宝贝”给用户；政府机关可以根据大数据得以掌握并预测犯罪行为。此种例子，数不胜数，大数据的应用切实有效地提升了我们的生活质量，生活中人们对“大数据”这个词已是有所认知。

二、大数据环境下档案用户研究的SWOT分析

SWOT分析又称态势分析法，是韦里克教授在20世纪80年代首先提出的，主要根据研究对象的既定内在条件进行分析，找出优势劣势及核心竞争力之所在，从而将战略与内部资源、外部环境有机结合。S代表strengths（优势），W代表 weaknesses（弱势），O 代表 opportunities（机会），T 代表 threats（威胁），其中 S、W 是内部因素，O、T是外部因素

1.优势（strengths）分析。

（1）档案用户数据资源丰富。大数据时代标志着档案数据是巨大且丰富的，首先，运用大数据技术能搜集到的档案用户资料变多且深刻。其次，可供档案用户利用的档案增多，档案用户也随之增多，有关档案用户的数据会越来越丰富，给档案用户研究工作提供丰富的材料。例如阿里巴巴利用大数据保护知识产权的案例，网购平台的大数据分析售假团伙的区域，甚至勾画出一套中国售假区域图，

为执法部门提供参考线索。档案工作者可以通过丰富的档案用户资源分析目前档案用户研究的不足，为改进档案利用工作提供第一手资料。

（2）网络环境与技术环境。计算机网络的发展普及是催生大数据时代的重要原因。传统档案用户研究实地调研，人工查找资料，耗时长、效率低，使档案用户研究工作进展缓慢。在大数据环境下，各种计算机技术的应用首先可以在低价值密度的海量信息中挖掘出有价值的信息，使信息更加全面。其次，拓宽了档案用户研究的途径，使档案用户研究更加深入。大数据更新了传统档案用户研究的方式、如通过用户在档案门户、档案网站、档案APP等网络浏览痕迹获取档案用户进行档案利用的方式，搜索的

关键词等，可以分析出用户的利用心理以及需求类型，从而进一步地完善档案工作。根据各种手机APP提供的地理位置信息可以获取档案用户利用档案的频率，锁定“高频用户”进行更深一步的观察。大数据技术的恰当运用还能更加深入地挖掘出档案用户利用档案的满意度反馈，预测出档案用户未来需求，科学制定档案用户研究的方向。

2.劣势（weaknesses）分析。

（1）迅速膨胀的数据与低密度价值。现代社会信息快速海量增长。要在这些数据中获得有价值的信息好似大海捞针，在这种情况下档案信息挖掘难度高。虽然现在信息挖掘技术在不断进步，海量数据中的价值信息会被更快更准确地挖掘出来，但并不是每次挖掘都能够得到有价值的信息（这里的价值是相对挖掘目的而言），之前说的大数据能够挖掘出大量数据中有价值的部分是指相对于价值密度低的海量数据而言，大数据处理的结果有价值。

（2）资金匮乏。做好档案用户研究工作需要选择合适的大数据技术进行数据挖掘，分析预测。例如，华为OceanStorN900存储系统使得数据存储、分析、备份、归档为一体，海量数据得以灵活处理，业务需求也能一一对应。但是，众所周知，档案部门的专项资金比较少，而需要资金的地方又比较多，没有能力购买完整的设施与技术支撑大数据服务。

3.机遇（opportunities）分析。

（1）档案信息化快速发展。档案信息化是大数据时代档案用户研究的基础。目前，我国档案信息化工作获得了丰硕成果：数字化规模逐渐扩大，对象不断丰富，利用率明显提高；更多机构逐步实行电子文件单轨制，电子文件的地位增强；数字档案馆以及档案网站的建设也取得了一定的成绩。档案信息化的发展给大数据环境下的档案用户研究带来了更加丰富的数据支持，数字化成果越丰盛，数字档案馆的建设越人性化，越会吸引更多的用户，提高档案利用率。

（2）社会环境的有力支持。有利的社会环境包括两个方面：首先是社会档案意识的提高，档案部门采取外部宣传和内部建设结合的策略获得更多档案用户，激发人们尝试多种途径去利用档案。其次，经济社会的发展使得大数据的价值被人们逐渐认识，各国都为大数据提供了良好的有利发展空间。如联合国2012年5月对外发布了《大数据促发展：挑战与机遇》白皮书，探讨如何利用互联网数据推动全球发展。《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十三个五年规划的建议》提出，实施国家大数据战略，推进数据资源开放共享。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出，要持续推进数字档案馆建设、加快提升电子档案管理水平，加快档案信息资源共享服务平台建设。以上文件显示出各国对大数据

应用的大力支持，在这个背景下，档案用户研究工作将更加便利、深入，进而推动档案利用工作的发展。我国明确列出档案信息化发展目标，结合大数据环境，这对于档案工作者来说无疑是个巨大的机遇。

4.挑战（threats）分析。

（1）用户隐私权与档案信息安全问题。数据隐私与安全问题是大数据时代的首要问题。档案用户研究要获取用户的档案利用行为，这其中往往会包含一些敏感性隐私，而大数据环境下对用户的分析极易导致个人隐私泄露。在数据获取的各个环节，数据可以被各个环节的技术人员轻易获取，难以避免用户隐私信息被公开、故意传播等行为，也可能导致原本的信息失真。首先，档案用户隐私信息更容易被他人获取。各大软件运营商可以轻松获得用户的网络行为并且进行分析预测。其次，信息挖掘技术使得档案用户信息轻易被获取并且深入挖掘分析，其中包括用户隐私信息。唐国卿、柳小龙（2014）提出，在大数据时代，用户的很多信息暴露于数据大亨、数据分析公司的面前，受其监控。他们把全景敞式监狱比喻为大数据时代的一种建筑学形象。

（2）大数据环境对公众的档案信息检索能力要求提高。传统档案利用对于档案利用者来说，只要有利用需求，到档案馆通过一定的程序手段就可以得到结果，但是在大数据时代，由于网络建设、信息技术不断发展，档案用户可以足不出户在网络上查找自己所需要的内容，这就要求用户自身有一定的知识结构和信息素养，才能够方便快捷地查询到自己所需内容。众所周知，人们对事物的肯定往往来源于第一次利用的结果，如果用户第一次通过网络没有查询到所需内容，第二次又没有，那么他第三次再利用的概率几乎为零。对于档案部门来说，在大

数据时代应采取措施更新用户利用观念，使用户掌握新时期档案利用的新方法、新技术，更好地服务群众。

三、大数据环境下档案用户研究的发展策略

1.优势——机会（SO）策略。

（1）完善档案利用的反馈机制。用户的首次利用感受会影响到他下次利用的行为，这就要求档案工作人员在研究用户时必须重视反馈机制。特别是在网络环境下，许多用户行为发生在网络上，必须要利用大数据技术对用户行为进行深入挖掘，建立起完整配套的反馈机制。档案用户研究的信息只有包括用户的反馈评价才是完整的、全面的，才能深入了解用户意识与需求，才能够针对性地完善档案工作，为用户提供效率高、质量好、方便快捷的信息服务。用户体验对用户档案行为有着至关重要的影响，要利用反馈机制完善档案工作，给用户良好的体验，可以促进用户再次利用以及发展新的用户。

（2）发挥资源优势。利用大数据环境的特点——信息体量大、类别多，尽可能全面地收集档案用户资料，并且进行资源整合，把碎片化的档案资源整合到一起。合理地利用大数据技术，能够有效地整合海量档案资源，方便及时获取所需信息。档案工作人员不仅要收集档案馆的用户资源，也要收集网络上的档案用户资源，只有把网络的档案用户行为和档案馆的档案用户行为综合到一起，才能正确、科学地预测用户需求，研究用户心理特征。

2.优势——威胁（ST）策略。

（1）提升公众的档案利用素质。研究档案用户要在一定的用户基础之上进行。公众对档案以及档案工作越了解，其需求和利用倾向会越清晰，积累的用户

也会越来越多。可以通过宣传、演讲、举办展览、举行公益短期检索培训等方式丰富民众的档案知识，提高民众的信息素养、检索能力。本人认为，高校新学期都会有图书馆检索使用培训课，那么也应该在初入学时开展档案馆检索培训课，使学生一入大学就具备初步的档案知识和检索能力，发展高知用户。

（2）搭建一个大数据档案资源共享平台。大数据环境下，数据不仅多而且呈碎片化状态，许多档案资源分散在不同的数据库中，数据只有不断流动和共享，才会有生命力。应在各个数据库建设的基础上，通过数据集成技术、大数据技术实现各信息系统的数据交换和数据共享，有效地整合海量、杂乱的档案资源，方便快速准确地获得相关资料，促进档案用户研究工作。

3.劣势——机会（WO）策略。

（1）提高档案工作人员的专业素养和综合素质。档案用户研究是一项研究性和知识密集性相结合的工作。在大数据环境下档案数据海量、杂乱，价值密度低。要从这些巨大、杂乱的数据中找到有价值的信息，必须使用数据挖掘技术、大数据技术等，这就要求档案工作人员拥有扎实的档案理论功底以及熟练的业务能力。熟练操作计算机，掌握计算机技术，具备专业的理论知识，能够对提取出的信息予以准确的判断，预测出需要的档案信息，才能做好档案用户研究工作，提出更加贴合用户需求的策略，挖掘出用户潜在需求，方便用户利用，提高档案利用率。

（2）加强各级档案机构的合作交流。档案机构各级各部门的合作交流能够解决很多问题，给档案用户研究工作带来便利。如对于数字化问题，各档案机构应该对数字化对象的选择达成共识，在分工与合作的基础之上构建我国档案信息

资源的开发利用体系。这样既能避免重复数字化带来的经济、人力的损失，又能够加快数字化进程。

4.劣势——挑战（WT）策略。

（1）保障用户信息安全。大数据环境极易使档案用户隐私受到威胁，而我们国家又缺乏网络环境下档案用户隐私权的法律保护，不能给窃取他人信息的不法分子予以有效的制裁。应从三个方面开展对档案用户隐私的保护。首先，要完善相关技术，研发反窃取系统，防止外部威胁。其次，加强对档案工作人员的职业道德培训，使用户隐私在内部有保障。再次，完善网络环境下用户隐私权的法律、法规，明确规定窃取他人信息的惩罚措施，给想要窃取他人信息的不法分子造成一定的畏惧，并且能够使窃取他人信息的非法行为得到有效的制裁。解决用户隐私安全问题，才能使用户更加安心地利用档案。

（2）搞好档案部门的公共关系。在生活中，提起档案一词，人们能想到的大概就是学籍档案、诚信档案，而提及档案馆，则会觉得那是封闭的、神秘的部门。在这样的环境下，档案的利用率低也是意料之中的事情。由此可见，改变公众对档案以及档案工作的印象，建立档案部门的良好形象，开展公众关系建设异常重要。良好的公共关系不仅能进一步增进人们和档案之间的关系，而且能够减轻档案用户研究工作的资金缺乏问题。搞好档案部门与社会机构、与内部机构的公共关系，能够拓展档案研究资金的来源，并且使档案研究资金得到合理的分配，缓解资金匮乏的局面。

通过以上分析，可以得到大数据环境下档案用户研究的SWOT分析矩阵（见表1）。

表1 大数据环境下档案用户研究的SWOT分析矩阵

综上所述，在大数据环境下，档案工作者要利用大数据带来的机遇，充分挖掘用户的各种需求，做好用户研究工作。用户研究工作是提高档案利用率的基础。档案工作者应该更新自己的服务意识、服务能力、服务质量。笔者在借鉴已有的研究成果与经验的基础上，结合档案用户研究的现状，对大数据时代档案用户研究的优势、劣势、机会、挑战等方面进行分析，得出SWOT矩阵，并提出相应的S-O、S-T、W-O、W-T策略。在数字化时代，在社会档案意识不强的情况下，为了提升档案工作的社会地位，为了避免被边缘化，档案工作者们必须想方设法地跟上时代的步伐，与当代社会同步发展，满足用户需求，促进档案事业加快发展。