拍卖资料的采集与保管

当拍卖成交后，买受人支付了成交价款并且取得了有关权属证明与拍卖有关的资料后，拍卖进入扫尾阶段，收集、整理、归档成了最后的工作，这虽是一项常规工作，但也十分重要。

为了加强对拍卖活动的管理，且其所有活动均在公开的情况下进行，接受社会的监督。同时也为了保证拍卖活动各方当事人的合法权益，与拍卖有关的资料、文件必须保管一定的期限。

（一）、拍卖资料的主要内容

1、拍卖委托合同或委托拍卖函，各类委托人的底价确认书等；

2、按规定应进行评估的拍卖标的的评估报告，委托人对拍卖标的享有所有权或处分权的证明； 3、拍卖公告，包括公告底稿和刊登公告的剪报或复印件； 4、拍卖会图录或拍品目录（内含拍卖规则）；

5、竞买登记记录，包括竞买人名单、签名和身份证明复印件； 6、拍卖会记录单； 7、拍卖时工作单； 8、成交确认书；

9、成交价款支付的结算凭证复印件； 10、标的物交割的书面材料包括提货单； 11、其他。

上述资料可归纳为公司账簿、拍卖相关资料及拍卖笔录三个方面。

公司账簿是指记载拍卖人在整个拍卖活动中的财务往来和结算状况的各种簿籍，是拍卖企业的重

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要经济档案。

拍卖相关资料主要包括委托拍卖的合同、委托人提供的有关证明文件，拍卖标的物的检测、鉴定报告、评估报告、拍卖公告、拍卖规则、成交确认书等。这些资料能验证整个拍卖过程是否符合法律规定，是拍卖经营活动的主要凭证。一个拍卖企业操作是否规范，程序是否合法，从上述资料中可进行总结。

拍卖笔录是指在拍卖会现场，由拍卖人的工作人员真实记载拍卖整个过程的资料，可以是表册也可以是文字描述。一般应载明拍卖时间、地点、拍卖人、竞买人以及买受人在拍卖活动中的行为，每一个拍卖标的竞价情况，竞买人的最高应价，拍卖师的落槌成交，买受人号牌或宣布流标。拍卖笔录应当由拍卖师和记录人签名，表示对其行为及拍卖笔录真实性的认可。

（二）、拍卖资料的采集与保管期限 1、拍卖资料的采集

上述必须保管的资料，应该在拍卖实施的各个阶段，按照各个环节联系和先后顺序，按时准备，同步采集，待拍卖结束时，一并整理归档。为此公司应依据本身的实际情况，或安排专人负责或规定业务人员在业务进行过程中随时采集，只有同步采集，才能准确地记录拍卖活动的全过程，才能保证拍卖资料的真实性、客观性。

2、拍卖资料的保管期限

《中华人民共和国拍卖法》第五十三、五十四条规定的公司账簿、拍卖笔录和其他有关资料的保管期限，自委托人拍卖合同终止之日起计算，不得少于5年。

保管期限太短，不利于主管部门的审查，也不利于有关当事人主张权利；而保管期限太长，则会给公司带来不合理的负担。因此，我们应严格按照《拍卖法》的规定对应保管的拍卖资料，保管期限从委托拍卖合同终止起计算，至少为5年，即5年内不得销毁、灭失。

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公司应对上述账簿、拍卖笔录和其他相关资料进行科分类妥善管理，分门别类，存放有序，查找方便以备有关主管部门审查。这些资料属于涉及到公司的商

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