物业公司档案管理制度

1. 前言

为规范物业公司档案管理工作，提高工作效率和文档安全性，特制定此档案管理制度。

2. 目的和适用范围

2.1 目的

本制度的主要目的是规定公司档案管理的范围、管理程序、责任和权限，确保档案资料的完整性、准确性、保密性和安全性。

2.2 适用范围

本制度适用于公司各部门、各个岗位，所有与公司业务相关的文书档案。

3. 档案的分类和保管方式

3.1 档案的分类

本公司将档案划分为公司管理档案和业务档案两类，其中业务档案又分为系统组、事业部、客户等各个业务部门档案。

3.2 保管方式

本公司将档案保管方式分为实体档案和电子档案两种方式。实体档案应当按照有关规定在专门的房间或柜子内保管，避免日晒雨淋；电子档案则应当通过服务器内部网络进行存储，避免外泄。

4. 档案管理程序

4.1 建立档案管理制度

公司领导要高度重视档案管理工作，制定完备的档案管理制度。档案管理制度应当包括档案的分类管理、保管、利用、审计、处置和销毁的相关规定。公司部门应当制定符合本制度的相关管理规定和操作规程。

4.2 档案管理

公司部门负责档案的收集、整理、编制、修整、验收等操作。公司领导要求各个部门定期检查和修整档案，标注档案封面上的编号、目录、部门、时间、作者、保管、归档、检索等关键信息。

4.3 档案的利用

公司工作人员利用档案时，应当严格遵守本制度的有关规定，按照工作需要，按照规定的程序进行档案的查阅、借阅等操作，同时要做好档案保密工作。

4.4 档案审计

公司定期对档案管理进行审计。部门应当按照规定的档案管理程序，进行档案检查和审计工作，确保档案的资料完整性和准确性。

4.5 档案的处置和销毁

公司领导要求各部门对档案进行筛选、选择完备、定期归档，及时销毁无用档案和降级档案。销毁和降级档案时，必须经过有关方面和有关审批程序的批准，严格按照销毁和降级档案操作规程进行，避免重要信息泄露和违法处置。

5. 档案管控的责任和权限

5.1 档案管理责任

部门经理是本部门档案管理工作的主要责任人，要求部门领导加强档案管理工作，完善各项管理制度。

5.2 档案操作权限

公司领导设置各级档案管理员，规定员工查阅、借阅档案的权限，限定操作“查阅”、借阅”档案的时长、次数和操作流程。

6. 附则

本制度的解释权、修订权归公司所有，必须接受公司领导审批方可实施。

7. 结语

建立完善的档案管理制度，能够保障公司档案管理的合规性，提高管理效率，节省成本，同时为提升公司的信誉和形象奠定更为坚实的基础。