地产建筑公司采购流程指引最新版

**地产建筑工程有限公司

材料及设备采购(租赁)管理程序

0.0 总则

0.1. 目的：对已经颁布实施的本公司相关采购程序进行归纳、完善，进一步规范工程材料采购管理，理顺采购程序。

0.2. 适用范围：适用于本公司各项目所有工程材料、周转材料、施工设备、施工机具的采购或租赁。

0.3. 有效期限：本条例为正式执行条例，自正式发布之日起执行，在此之前颁布的《材料及设备采购(租赁)管理程序》自动失效。

1.0 材料分类

2.1.按使用性能分：土建主材、周转材料、水电材料、装饰材料、固定资产、园林材料。

以上材料，均需公司采购。

2.2. 五金、劳保、配件、办公用品

以上材料，单项金额500元以下，同一张申购单，总额1000元以下，可由项目部自行采购；超出以上标准，报公司采购。

2.0 材料计划的编制和执行

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3.1材料计划编制

⑴ 项目预算部在工程开工前根据施工图纸编制《**项目工程主要材料总需求表》（附表一），同时，每个月15日前编制《**项目**年**月月度主要材料总需求表》（附表二），经预算部经理、项目经理审核。材料内容见《主要计划材料明细表》（附表三）

⑵ 审核完整的《**项目工程主要材料总需求表》必须于项目进场后一个月内，交公司材料设备部采购文员。《**项目**年**月月度主要材料总需求表》（表四）必须于当月15号前，交公司材料设备部采购文员。

⑶ 公司材料设备部采购文员根据《**项目**年**月月度主要材料总需求表》编制《**项目**年**月月主要材料采购计划表》（表四），材料设备部审价组填上单价后于17日前交部门经理复核，项目经理、预算部、财务部确认，公司总经理审核。审核完后同时抄送公司总经理、预算部经理、财务部经理、项目部经理、采购部经理、采购员、仓库主管各一份。

3.2 材料计划的执行

⑴ 公司材料设备部根据《**项目工程主要材料总需求表》或《**项目**年**月月度主要材料总需求表》按材料的分类对需用订立合同或者进行招投标采购的材料公司材料设备部组织签订《采购合同》或进行材料设备的招投标工作。不满足订立合同或招投标要求的由采购员在拟定采购时间提前4天填报《材料申购汇总表》（附页1）并根据公司采购审批流程上报公司进行审批采购。

(2)材料设备部每月在《**项目**年**月月度主要材料采购计划表》编制时，根据各项目仓库提供上月计划材料实际采购统计数量填写《**项目**年**月月度采购计划与实际采购情况对比表》（附表五）并对差异较大项进行原因分析，总结原因。

3.0 材料申购

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3.1. 申购程序

(1) 有月度计划的材料，项目部不用写申购单，按2.0执行。

(2) 没有月度计划的材料，项目部应根据库存情况和工程进展情况，常规材料提前4天提交《材

料申购单》（附页2），生产周期长或者需要订做的材料，根据实际情况提前申购。

(3) 购备用。

部分常用辅材，可由仓库根据库存情况及工程进展情况统一提交《材料申购单》，提前采

(4) 《材料申购单》必须填写清楚、完整，特别是材料名称、规格型号一定要规范、统一，按

仓库入帐的统一名称填写，仓库主管、项目经理应严格把关，如填写不清楚，退回重新填写。

(5) 仓库统计员填上累计进仓数后，经仓库主管、项目经理审核后，由项目部仓管员负责汇总

并交项目采购文员。

(6) 采购文员、采购员接单后，应做好接收记录。

(7) 如因为特殊原因不能及时申购或又来不及审批的，必须由项目经理通知采购经理，采购经

理安排采购；金额较大（2000元以上）的必须经过主管副总同意方可提前购买，采购部必须及时通知仓库做好接货准备。但事后必须补单并通过相关程序审批。

(8) 项目自行采购的，项目经理必须仔细审核申购单上的数量、单价，仓库严格按项目经理审

批的申购单收货核对。

4.0 采购过程中确定供应商的分类

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4.1. A类材料：

 A类材料指价值高、品种少、价格不易变动的材料，如土建主材、周转材料、内外墙材料、水电材料、装饰材料、大型工具等。

 A类材料按招标程序采购。

4.2. B类材料：

 B类材料指品种杂、常用易耗品、价格变动快的材料以及A类材料中不适合招标的材料，如钢材、各种常用配套辅料、配件、面板开关、小百货等。

 B类材料按供应商评审、价格审核程序采购。

4.3. C类材料：

 C类材料指少量、低值材料。

 C类材料不需进行供应商评审，仅需进行价格审核。C类材料的价格审核只需审核是否符合一般的市场价格水平，必要时可对采购价格进行定期或不定期抽查。

5.0 供应商确定的基本流程

5.1. 适合招标采购的A类材料，按《采购招标管理规定》执行，基本程序如下：

(1) 项目部提交《**项目工程主要材料总需求表》、《**项目**年**月月度主要材料总需求表》。

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(2) 材料设备部根据审定后的《**项目工程主要材料总需求表》或《**项目**年**月月度主要

材料总需求表》拟订相关材料的招标文件，并经相关权限人员审定。

(3) 材料设备部向合格供应商发出招标邀请。

(4) 材料设备部接受供应商投标文件，一般情况下不得少于3家供应商投标。

(5) 由材料设备部组织评标小组评标，经相关权限人员批准，确定中标单位。

(6) 由材料设备部组织采购合同评审，并经相关权限人员审定。

(7) 由主管副总（或授权材料设备部经理）签订采购合同。

(8) 项目部提交《申购单》。

(9) 合同预算部审核采购数量，审批权限外的须报主管副总审批。

(10) 材料设备部根据《采购合同》及审批后的《申购单》执行采购。

5.2. 不适于招标采购的部分A类材料及B类材料，按供应商、价格、合同评审程序采购，基本程序如下：

(1) 项目部提交《**项目**年**月月度主要材料总需求表》或《申购单》。

(2) 由材料设备部组织供应商（一般情况下不得少于3家）评审、价格谈判、合同评审、合同

谈判，并经相关权限人员审定。

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(3) 由主管副总（或授权材料设备部经理）签订采购合同或签定价格审批单。

(4) 项目部提交《申购单》。

(5) 合同预算部审核采购数量，审批权限外的须报主管副总审批。

(6) 材料设备部根据《采购合同》及审批后的《申购单》执行采购。

5.3. C类材料采购作业基本流程

(1) 项目部提交《申购单》。

(2) 由材料设备部根据实际情况自主联系供应商，提供报价，并进行比价议价，填报比价议价

表后上报审批。

(3) 合同预算部审核数量及价格。合同预算部审核价格时，仅需审核其是否符合一般的市场价

格水平，也可采用定期或不定期抽查的方式进行监控，一旦发现不合理价格，应及时通报公司处理。

(4) 材料设备部根据审核后的数量、价格执行采购。

6.0 供应商资料管理基本流程

6.1. 各地区项目分类建立供应商资料档案，番禺材料设备部建立总供应商资料档案。

6.2. 供应商资料档案的建立

(1)

各地区项目采购员和采购文员积极收集供应商资料并对各供应商填报《供应商资料档案

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表》（附表六）归类整理成册。

(2) 根据5.0确定或评审为合格的供应商，各地区项目采购员和采购文员每个季度应按《合格

供应商再评审表》（附表七）对其进行重新评审一次，并更新其资料档案。

(3) 案用。

各地区项目统一整理该地区项目的供应商资料备留一份后送公司材料设备部一份以作备

6.3. 各地区项目采购员和采购文员应定期收集主要采购材料的市场价格信息，并填报《主要材料市场价格信息表》(附表八)，建立规范公司材料价格体系。信息价格应及时更新并上报公司材料设备部备案。

7.0 采购基本程序

7.1. 关于采购价格确定的详细说明

(1) 对于采用招标方式采购的A类材料，应根据公司的《招标管理规定》，由采购经理组织，

经评标小组及主管领导通过评标的方式确定采购价格，作为采购的依据。

(2) 对于不适合招标的A类及B类材料，应根据公司的《供应商管理规定》，由采购经理、审

价小组在优良及合格供应商范围内，选择供应商（一般不少于3家）进行报价、比价、议价，议价结果经合同预算部审核、主管副总审批后作为采购的依据。

(3) 对于C类材料，由材料设备部自行组织供应商比价、议价，议价结果经合同预算部审核后

作为采购的依据。合同预算部审核价格时，仅需审核其是否符合一般的市场价格水平，也可采用定期或不定期抽查的方式进行监控，一旦发现不合理价格，应及时通报公司处理。

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(4) 对零星五金、配件、办公用品等材料，正常情况下材料设备部以及各地区项目采购员要求

（月结）供应商定期（3个月或半年）提供该供应商所供材料的统一报价（材料报价必须写清楚各材料型号、规格、品牌等主要参数），材料报价报材料设备部一份，材料设备部对报价进行审议后报该地区项目仓库一份作为收货的依据。

7.2. 关于采购合同的详细说明

(1) 对于A类材料，在确定供应商及采购价格后，由采购部根据《合同管理规定》组织相关部

门进行合同评审、合同谈判，审定后由主管副总（或授权采购经理）签订，作为采购依据。

(2) 对于B类材料，可根据实际情况以合同或已审核、议定过合格供应商所提供的报价单的作

为采购的依据。

(3) 对于C类材料，尽量采用《采购订货单》（附表九）的方式。特殊情况，经采购经理批准，

可采用口头协议方式进行采购。

(4) 根据材料特点，采购合同可以采用以下三种形式之一：

 定量、定价合同。

 定价合同，不限定数量、或仅限定数量范围。

 只确定供货商，不定价格、或仅限定价格范围，最终价格在实际采购前通过报价、比价、议价、审价的方式确定。不限定数量、或仅限定数量范围。

(5) 员。

合同正本由采购部保管，复印件分送采购员、仓库、财务部、合同预算部等相关部门及人

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7.3. 材料以及供应商的比价、议价程序

(1) 人员分工

采购人员分为两组：

 询价议价小组：主要负责新项目合格供应商收集、评定工作；大宗工程材料、钢材、绿化苗木等报公司材料、大宗现购材料的询价、议价、比价工作，各项目零星五金供应商报价的比价审核工作；供应商价格调整申报的市场调查分析上报工作；但一般不参加材料的采购工作。

 采购执行小组：主要负责采购工作，配合公司收集、提供供应商资源，协调项目部的材料申购工作，执行公司审批后的大宗材料、现购材料的采购工作以及项目部零星五金材料的采购、比价、报价资料收集整理等相关工作。

(2)具体工作流程

 大宗工程材料、钢材、绿化苗木等报公司材料和大宗现购材料：各采购文员在接到申购单后，与项目部采购员判断大概申购金额后将报公司审批采购的大宗材料、现购材料的申购单、申购单汇总表以及比价表（免比价表）（附表十、表十一、表十二）相关供应商报价等尽快传报公司询价议价小组，在上报公司训价小组过程中，项目部采购员应积极同项目现场进行沟通，将相关项目所需材料规格、参数等尽量了解清楚，同时相关采购员也要收集相关材料供应商信息并上报公司询价议价小组；询价小组在接到申购单后应立即根据相关采购员提供的相关规格、参数、注意事项以及相关供应商信息并结合询价小组选取的供应商进行报价、比价、议价填写比价表（免比价表）以及填报申购单汇总表报公司审批；审批过后，各项目部采购员根据审批结果并根据项目实际情况进行采购叫货工作。

 对各项目部自采零星五金、配件、办公用品等材料，询价小组在收集各地区采购员上报的月

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结零星五金劳保供应商统一报价后，并将各供应商的报价到公司进行统一比价议价并定出协商定出该段时间统一的供应价格并经公司审批后，将审批后报价表发放该供应商供应项目仓库，作为验收货物核定交货材料价格的标准之一。如遇到未曾有审批报价的，项目部采购员应与供应商进行协商并重新报公司审批。项目部采购员可根据项目实际情况进行叫货，如遇月结零星五金材料供应商未有报价（或不能提供报价）的小额现购材料，项目部采购员可根据实际市场情况进行采购。

 对新开项目，询价议价小组应同该地区项目采购员共同积极收集相关供应商资料并对供应商进行价格审核、议定后报公司选择。

(3)相关人员注意事项

 采购执行人员应对申购材料的实际需要规格、参数以及品牌了解清楚以便询价议价人员更准确地进行询价议价审批工作；同时询价议价小组也应在审批后对采购执行人员进行相关议价过程中的注意事项进行交底，以便采购执行人员执行采购时产生不必要的误会。

7.4. 关于采购部执行采购的详细说明

(1) 审批后的《申购单》及《申购材料汇总表》、签订后的《采购合同》统一交到采购文员处，

按《申购单交接记录表》做好相应的收发记录后，根据采购经理的指令统一分发给相应采购员（异地项目复印一份给采购经理），并将财务联、合同预算部联、仓库联及时分发到相关部门，各部门应由专人接收签名。采购文员应按《申购单采购情况跟踪表》（表十三）做好采购进度跟踪，如有采购员配合不到位、采购进度滞后或其它异常情况，应立即报告采购经理处理。

(2) 采购员根据审批后的《申购单》尽快下达公司统一的书面《采购订货单》，订货单须注明

详细的品种、数量、规格型号、价格、技术要求、交货日期、交货地点、项目名称、其它要求，经采购经理审核后传真给相应供应商；异地项目《采购订货单》，由当地采购文员复核，签名后传真给相应供应商。

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(3) 采购人员应要求供应商书面确认采购订单内容并及时回传，以防漏单。

(4) 特殊急用物品的采购或供应商无传真报价的，经采购经理批准，可由采购部相关人员口头

通知供应商送货。

7.5. 供应商价格再审核程序

(1) 由于实际市场价格变动等因素，遇到供应商需用调整价格的，在供应商提交调（升）价报

告后，由询价比价小组填报《价格调整调查表》（附表十四）上报公司领导审批。

(2) 询比价小组根据实际市场调查情况以及公司收集整理的《主要材料市场价格信息表》对市场进行分析并对价格发生降低的材料进行同供应商谈判比较，重新确定新的价格。

7.6. 关于仓库收货的详细说明

(1)材料验收入库的凭证是审批手续完善的《申购材料汇总表》、《材料申购单》及《采购合同》，收货员必须核对相关入库凭证才能收货入库。

(2)采购办公室在完成采购信息作业后，应及时将材料到达的各种信息通知仓库管理员，做好收货准备。

(3) 材料到现场后，仓库人员根据材料验收入库凭证核对供应商所送材料的品种、规格、单价、

数量、外观质量。同时要求仓库必须有两名以上仓库人员共同参与验收，并有仓库主管复核。

(4) 现场大宗材料到达现场后，由两名收货员与项目施工主管或施工主管指定人员共同验收、

签名，并有仓库主管复核、签名。

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(5) 名。

单项金额超过5000元的材料，还要求必须有项目经理或项目经理指定人员进行复核、签

(6) 专业性较强或对质量要求较高的材料，仓库管理员应要求用料部门指派技术员共同参与材

料质量的验收并签名确认。

(7) 对不符合要求的材料，应立即通知采购办公室安排采购员办理退换货事宜。更换后的材料

到场验收仍按上述程序办理。

(8) 对于没有《申购单》或其它书面通知验收的材料，仓库人员一律予以拒收。

(9) 材料验收无误后，由参与验收人员（仓库至少2人）共同签名确认，同时要求必须有仓库

主管签名确认，存根联由供应商保存，客户联由仓库作为验收入库的原始凭证。

(10) 仓库人员根据收货原始凭证填制《进仓单》（附页3）后，并在《进仓单》填上核对入库凭证的编号，如：“已核申购单（合同）：NO:***”,同时也要将收货凭证和《进仓单》一同交仓库统计员记账后，传递给材料设备部作为付款凭证。

7.7. 关于材料款申请及支付的详细说明 (1) 公司财务部对单文员每月初及时与供应商对上一月的帐，对帐时只需供应商传真对帐清单

（包括送货单号、日期、总金额等） ，如没问题双方在对帐清单上签字确认即可。

(2) 对账无误后，公司对单文员填写《费用报销单》（附页4）采购文员填写《材料付款申请

表》（附表十五），后附上手续签名完整的《送货单》客户联、《进仓单》对帐联等资料，经采购经理、财务部经理复核、主管副总审批后安排付款，付款时财务部要求供应商提供正规税务或收据。单据必须及时对账、审批，下月必须完成上月对账以及单据审批工作。

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(3) 公司对单文员编制《供应商付款状况计划表》（附表十六）交材料设备部经理审核后交财

务部计划付款。

(4) 对于现金采购材料，采购员根据审批后的《申购材料汇总表》或者采购合同等采购付款依

据，填写《借支单》（附页二）并附上相关采购付款依据，经材料设备部门经理、财务部经理审批后，由人事部文员交主管副总审批，获批后到财务部进行借支，采购员保留第一联（借款人联）留采购材料、进仓验收并填报《费用报销单》审批完成后再到财务部进行冲抵借支。对支付定金的，采购员填写《支出证明单》进行借支，借款手续同现金采购借支流程，报销冲帐时应冲货款中注明或抵扣调原来定金。

(5) 现金报销，由采购员自行填写《费用报销单》，后附上正规税务，手续签名完整的《送

货单》客户联、《进仓单》对帐联，为合同内付款的，还需要附上合同复印件等，经采购经理初审，交财务部复核，由人事部文员交主管副总审核。如所采购材料不能提供正规税务的，采购员填写《支出证明单》，并后附上相关票据，注明情况，由采购经理审核，交财务复核，由人事部文员交主管副总审核。

(6) 对月结供应商，财务部安排支付时，应综合考虑公司资金状况、领导审批的付款意见、材

料设备部根据供应商情况提交的付款计划等。

(7) 对不符合相关制度、相关程序的情况，或不符合付款条件的其它情况，或有其它疑问，财

务部应根据具体情况不予支付，或向相关部门核实，或呈报上级处理，不得违反规定擅自支付。

7.8. 关于价格审核的补充说明

(1) 材料设备部将经项目部经理审核的《申购单》汇总，详细注明供应商、品牌、价格等信息

后，统一由采购文员交到合同预算部。

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(2) 合同预算部对价格、品牌有疑问或不同意见时，应首先与材料设备部沟通、研究，尽量形

成一致意见后报主管副总审批。如双方不能达成一致，应及时通知双方经理处理，仍不能达成一致意见的，由双方经理分别签署意见及情况说明，报主管副总处理。

(3) 对品牌、质量有不同意见或有疑问或不能确定时，可根据不同情况，协调公司技术部门（暂

由工程管理部代理）、项目部或相关技术人员研究确定。

7.9. 关于采购流程的其它补充说明

(1) 采购过程中，如需变更供应商、品牌、价格（高于审批价格）、数量及其它重要内容，应

重复执行相应审批程序。

(2) 合同预算部、材料设备部应时时注意相关材料市场价格波动情况，材料市场价格下降时，

采购部应及时协调供应商相应调整供货价格、重新签订合同（或补充协议），按7.5执行。

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