新时代档案管理工作的思考与创新

新时代档案管理工作的思考与创新

作者：贾秀芳

来源：《发明与创新·职业教育》2018年第05期

摘要：随着现代信息技术的发展，高校档案管理工作外部环境越来越复杂，传统档案管理方式已满足不了高校发展的需求。文章结合内蒙古机电职业技术学院档案管理经验，对高校档案管理工作方式的创新展开了探讨。

关键词：信息时代；档案管理；思考与创新

档案管理工作涉及高校科研、教育、人事等信息资料的保存，是高校管理工作的重要组成部分。信息时代下传统档案管理方式已满足不了高校发展的需求，高校面临着创新档案管理方式、提高档案管理工作效率等任务。 一、高校档案管理工作现状 （一）重视程度不足

高校是培养人才的主要阵地，长期以来，高校以科研与教学为工作重心，对档案管理工作重视程度不足，这直接导致高校档案管理工作效率低下，并成为制约档案管理工作发展的因素之一[1]。

（二）工作人员素质不高

目前，我国大部分高校没有设立专门的档案管理工作岗位，在人才招收和培养过程中存在临时配备人员或由其他岗位人员兼职等现象，从事档案管理工作的人员不具备档案管理专业知识和技能。

（三）档案利用率不高

创新是新时代下各项工作发展的动力。当前高校档案管理工作仍停留在原始的收、管、用状态，档案信息资源得不到高效利用，未发挥应有的作用，制约着高校的发展[2]。 二、新时代档案管理工作创新措施分析 （一）创新档案管理指导思想

新时代档案管理工作的有效开展离不开对档案管理指导思想的创新。要强化工作人员的思想认识，在严格按照相关部门或相关制度要求执行的基础上，可采取教职工全员参与的工作形

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式，发挥教职工的作用，调动档案管理工作人员的积极性与主动性，大幅提高档案管理工作效率与工作质量。

（二）创新档案管理工作机制

学校建设与发展离不开档案管理工作，档案管理工作是衡量学校管理水平的重要标志。针对高校传统档案管理工作方式落后的现象，可创新高校档案管理工作机制，将档案管理工作納入高校整体发展规划，提高工作人员对档案管理工作的重视。学校档案管理人员应积极听取档案管理工作年度审核评估小组的意见与建议，改善档案管理工作方式，提高档案管理工作效率[3]。

（三）创新档案管理队伍建设

高校档案管理工作人员综合素质不高导致档案管理工作经常出现各种问题，为此，可创建三级档案管理网络，每个网络级别的工作人员按照工作职责进行明确分工，并由学校配备专业的档案管理人才。这种分级档案管理工作模式不仅能实现全校档案综合管理的层级管理，为档案管理工作人员节省时间与精力，还能减少错误的发生，促进高校档案管理工作的顺利进行。 （四）创新档案管理的保管与使用方式

实行“十防”档案防护机制，即在原有的“八防”的基础上，增加学校独有的“防丢失泄密”和“防超荷载”，及时发现档案管理系统的安全漏洞，并对其进行修补。制订多层安全防护措施，全民、系统地开展信息档案保管与使用工作[4]。 （五）建立档案信息交流网站

网络化建设与信息处理技术都具有开放性和共享性特点，为了跟上时代发展的步伐，高校档案管理工作必须遵循这一特征。学校之间可建立统一的档案信息交流网站，利用学校独特的优势，建立特色数据资源，并将其分享到网络上，这不仅能加强学校之间的协作，还能发挥各自优势，促进学校相互学习，使档案管理工作朝着信息化的方向发展。 三、结语

综上所述，档案管理工作对高校长远发展具有十分重要的作用。传统档案管理工作中存在工作人员素质不高、档案管理工作方式落后等问题。为此，高校应建立档案信息交流网站，创新档案管理队伍建设，以促进档案管理工作的转型与升级。 参考文献

[1]常姣.新时代下档案管理工作的创新[J].济南职业学院学报，2018（3）：123-124.

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[2]涂桂莉.新时代档案管理工作浅谈[J].现代交际，2018（10）：116-117. [3]卢洪霞.浅析如何做好新时代档案管理工作[J].黑龙江档案，2018（2）：89.