浅谈工程项目的档案管理思路

作者：赵伟宁

来源：《大观周刊》2012年第03期

摘要：在工程项目档案管理中,多年来一直强调和坚持工程档案工作的\"四纳入\"、\"五参加\"。\"四纳入\"就是把科技文件材料(包括基建工程项目材料)的形成、积累、归档工作纳入科技工作程序,纳入生产、科研、基建工作计划,纳入有关部门和有关人员的职责范围,纳入企业经责制考核范围;\"五参加\"就是指工程档案部门和工程档案人员要参加新产品定型、科研成果鉴定、基建竣工验收、设备仪器开箱以及有关生产、科研、基建等方面的会议。经验证明,只有坚持了\"四纳入\"、\"五参加\"这一措施,工程档案的过程管理才能真正落到实处，工程档案的质量才能得到有效控制。

关键词：工程项目 过程控制 开发利用

工程档案是工程建设及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的文件材料。对于企业单位而言，工程档案的重要性就尤为突出，它不仅能在建设过程中提供大量有参考价值的文件及数据，提高工作效率和工作质量，更在企业在经营管理、决策中有一定的指导意义。那如何才能做好工程档案管理工作，使得工程档案在生产、经营中最大程度发挥其作用呢?

一、加强档案管理制度化建设 1、制定管理性制度

工程档案应该以国家《档案法》、《科学技术档案管理暂行规定》、《国家重大建设项目文件归档要求及档案整理规范》等有关法规为准绳，制定相关的规章制度，如《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案库房管理制度》、《档案人员岗位责任制》等，对工程档案资料的收集、整理、归档、管理、利用、安全保密等方面都必须做出严格的规定，并严格按照执行，使档案从产生和形成的那一刻起就對它的真实性、完整性、准确性、安全性负责。 2、制定切实可行的业务制度

要规范档案业务管理，须制定可行的、操作性较强的档案业务制度，

一是制定科技档案分类大纲。科技档案大纲是应工程档案分类、编号而产生的，在编制时不仅要考虑应根据项目单位工程的划分，遵循项目文件的自然形成规律，保持文件（图纸）的成套性和有机联系，使组成案卷既能准确、系统地反映项目的全貌，又要便于提供利用。工程档案分类大纲中的类目设置、层次划分、档号结构、标识符号等，力求做到准确、灵活、简明、易记。由于科技档案分类大纲主要是应工程档案的分类、编号而产生的，因此在操作中进行动态管理，也就是说为了便于日后利用，在整理过程中，当工序等与分类出现矛盾时，应遵循文件的形成规律，及时调整科技档案分类大纲，不可强行拆分具有有机联系的文件。 二是制定工程档案管理实施细则。工程档案管理实施细则是工程档案整理的灵魂所在，首先必须明确各方的权利与义务，尽量做到分工明确，不交叉、不扯皮。其次是整理的各种规范与要求，要求要细化，例如具体到编目的方法、使用什么表格等。最后是移交的程序、数量、时间、注意事项及处罚办法等。 二、夯实工程档案的过程控制

在工程项目档案管理中,多年来一直强调和坚持工程档案工作的“四纳入”、“五参加”。“四纳入”就是把科技文件材料(包括基建工程项目材料)的形成、积累、归档工作纳入科技工作程序,纳入生产、科研、基建工作计划,纳入有关部门和有关人员的职责范围,纳入企业经责制考核范围;“五参加”就是指工程档案部门和工程档案人员要参加新产品定型、科研成果鉴定、基建竣工验收、设备仪器开箱以及有关生产、科研、基建等方面的会议。经验证明,只有坚持了“四纳入”、“五参加”这一措施,工程档案的过程管理才能真正落到实处，工程档案的质量才能得到有效控制。

工程项目由于周期长和子项目多,对项目文件材料的管理也必须分阶段进行,决不能等到整个工程项目竣工时才想到要收集材料以备归档。如果是那样的话,无疑是为时已晚,早期的工程项目材料必然散失多、损坏多,给立卷材料的完整性、系统性造成极大的损失。一般的档案管理人员都应该知道，工程档案的过程控制尤为重要，即使规章制度及业务制度制定的很完善，但过程控制中没有控制好，收集不及时导致出现的文件丢失、签字盖章不齐全、原件丢失等等都是工程档案管理中的“硬伤”，直接影响工程档案的齐全性、完整性、准确性及有效性。 由于各个项目对档案整理的要求不同，编制深度不同，且都存在参建单位多、人员素质参差不齐、各施工单位资料管理人员流动性大等状况，在过程控制中，建设单位要对各参建单位资料管理人员定期培训，作为建设单位档案管理人员,要学会转变立场、转变观念,要把各个参建单位及各职能部门作为自己的服务对象,在归档材料形成、积累和预立卷等各个环节给予他们指导和帮助,及时发现问题,提出整改意见。 三、深化工程档案信息的开发利用

无论是档案的收集、整理、还是保管、检索，这些管理都只是做好档案工作的基础，档案的利用才是档案管理的根本目的，如果不充分利用档案，只是一味的收集、保管，所有的档案工作将是一文不值，毫无意义。因此，档案人员在注重收集、整理工作的同时，也着重致力于档案的开发利用工作上。

一是缩短利用者查找档案、资料的时间需要，提高他们的工作效率，增强利用者对档案的信任感。

二是可以主动提供所需的情报服务，不断获得各种利用需求的信息，在促进职工产生利用档案动机的同时，取得对档案工作的理解与支持，充分发挥档案利用价值。

三是开展档案利用跟踪服务。积极掌握档案利用的新动态、新动向，及时做好跟踪服务。 四是结合数据对比分析，紧紧抓住档案利用的热点和中心工作，积极开展档案史料编撰工作。抓住档案的利用与信息开发工作，并根据归档材料编写大事记、组织沿革、年鉴、产品简介等编研成果，为各部门更好地利用档案服好务。

总之，工程档案反映工程项目的真实面貌，档案管理工作是工程项目管理的重要组成部分之一，做好工程档案的管理工作关键在于人，充分发挥人的潜力，使之能更好地为工程档案事业服务，使档案更好的为项目建设、生产、经营服务。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。