做好办公室工作之我见

作者：宫振光

来源：《管理与财富》2008年第11期

【摘要】:办公室作为一个单位的综合办事机构，是沟通上下左右、联系四面八方的枢纽和桥梁，是领导的参谋、助手和耳目，做好办公室的工作意义重大。 【关键词】：办公室 观念 创新

本人从多年从事办公室工作的实践，对做好办公室工作谈点粗浅看法。概括起来，就是要“强化五种观念，处理好四个关系；突出五项职能，发挥好一个作用；抓好六项建设，提高五种能力。

一、强化五种观念，处理好四个关系

强化五种观念。一是强化依法办事观念。国有国法，家有家规，企有企制。办公室工作必须严格遵守国家法律法规，严格执行企业各项规章制度，杜绝有法不依、有令不行、随意操作和粗放管理现象。要通过整章建制把办公室的各项活动各个环节加以调整和规范，使办公室工作程序化、规范化、制度化。二是强化高层次服务观念。办公室工作必须跳出事务圈，提高服务的档次。要站在全局的高度，扩大延伸视野，积极参政议政，超前、主动、创造性地搞好服务。善于提出新问题和新思路，勇于突破传统，弃旧扬新。三是强化优质高效观念。要严把政策、协调和审签三关，规范公文处理程序，提高文件质量和运转效率。要加快办事节奏，提高办事质量,全面、周到、优质、超前做好各项服务工作。四是强化实事求是观念。要向领导全面、准确、客观、真实地反映情况，当高参不当歪参，当实参不当虚参。办文办事都要坚持从实际出发，做到有的放矢。五是强化政治观念。要保持政治上的清醒和坚定，树立一盘棋思想，严于律己，精诚团结，做勤政廉洁的表率。

处理好四个关系。一是处理好事务性工作与系统性工作的关系。办公室工作看似具体琐碎，零散繁杂，但从发挥作用的角度看不外乎参谋、助手、耳目、枢纽、协调和管理六大系统。如果不能把琐碎的事务性工作纳入科学管理的系统，就会造成工作脱节或者出现薄弱环节，导致功能残缺、效率低下。要把办公室工作当作一个严密的系统工程，科学配置部位功能，合理调整人员结构，理顺各功能部位与人员之间的关系，实现办公室整体功能的最佳。二是处理好经常性工作与突击性工作的关系。当突发性事件或者领导临时交办的事项与经常性工

作产生交叉和矛盾时，办公室人员要随机应变，冷静沉着，当机立断，统筹兼顾，合理安排经常性工作和突击性工作，做到经常性工作不断线，突击性工作不失时。三是处理好基础性工作与开拓性工作的关系。在抓好基础性工作的同时，要树立开拓创新意识，立足现有基础，选准主攻方向，相对集中精力在几个点或几个方面争取有所突破。通过开拓性工作的开展，带动和促进基础性工作的向前发展。四是处理好部门性工作与牵头性工作的关系。要充分认识二者的紧密相关性，既不能当“当甩手司令”，也不能做“领导的话筒”，要调动各参与部门的积极性，协调作战，发挥合力，实现二者的和谐统一、共同发展。

二、突出五项职能，发挥好一个作用

突出五项职能。一是突出服务职能。要牢固树立服务无小事意识，把服务职能放在办公室职能的首要位置，为领导、机关各部门、基层单位和广大员工群众全心全意搞好服务工作。二是突出协调职能。办公室要按照领导授权，加强协调工作，有效化解矛盾和冲突，理顺各种关系，使企业得以高效运转。在协调过程中，要把握全局，坚持全局与局部的统一；按政策办事，坚持原则性与灵活性的统一；讲究方法，坚持科学的世界观与方法论的统一。三是突出信息职能。要大力加强信息工作，重点收集国家政策、法规、市场、科技、同业竞争等外部信息，及时反映本企业生产经营动态信息为领导了解全局提供情况，为领导科学决策提供依据。特别是生产经营过程中的问题类信息，也就是我们常讲的“忧”信息要加大比重，多报忧少报喜。四是突出调研职能。要把调研的主要着力点放在研究如何把党的路线方针政策和上级的有关规定与企业自身实际结合上，重点抓企业方向性、战略性和现实工作的热点难点问题的调查研究，积极开展连续性调研、专题性调研和探索性调研。注重调研成果的应用转化，切实把调研成果形成决策依据、工作部署和政策规定，转化为生产力。五是突出督办职能。要本着实事求是的态度，客观如实向领导反馈督办事项的不落实因素，敢于揭露矛盾，不怕担风险，不怕得罪人。

发挥好一个作用。近几年来，办公室的参谋作用被提到日益突出的位置。在发挥参谋作用的过程中，要注意三个结合。一要注意被动辅助谋划与主动出谋献策相结合，将被动参谋与主动参谋融为一体，促进决策优化。二要注意全面参谋与随机劝谏相结合。发现领导失误的时候，要及时“参谋提醒”或随机劝谏，以免失误扩大。三要注意谋略参谋与拾遗补缺相结合，既要从整体上、全过程上进行参谋辅助，也要从某个局部环节、某项具体事务上拾遗补缺。办公室的工作人员一定要增强参谋意识，提高参谋能力，起好领导的“外脑”补充作用。同时，要正确认识自身参谋工作的局限性和从属性，坚决做到参谋不决策，参谋不滞后，参谋不越权，参谋不争名。

三、抓好六项建设，提高五种能力

抓好六项建设。一是抓好办公室的思想政治建设。加强办公室的政治理论教育，提高办公室人员的政治素质。二是抓好办公室的职业道德建设。办公室工作的服务性和从属性决定了办公室人员的职业道德必须是埋头工作、突出领导，顾全大局、服从指挥，一心为公、甘于奉献，谦虚谨慎、平等待人，脚踏实地、保守秘密。三是抓好办公室的作风建设。要通过长期的作风养成，培养办公室人员实事求是、主动超前、联系群众、雷厉风行、严谨细致的工作作风。要说老实话，办老实事，做老实人。四是抓好办公室的队伍建设。要选齐配强办公室人员，重视办公室人员的选拔培养，强化教育培训。五是抓好办公室的制度建设。要完善各项规章制度和运行机制，使办公室的工作走上制度化、规范化、科学化管理的轨道。六是抓好办公室的办公自动化建设。充分利用现代化的办公设备设施和网络等先进技术，提高办公室工作的效率和质量。