董事长秘书职责及岗位工作标准

董事长秘书 岗位工作标准

岗位名称 所属机构 直接上级 岗位级别 岗位目的 董事长秘书 行政管理部 行政管理部 员工 岗位编号 岗位编制 直接下级人数 岗位序列 1 管理序列 为董事长做好各项服务工作，提升工作效率 主要 职责 1. 2. 3. 4. 5. 接待工作 文件处理 组织安排接见事项 会议组织 董事长办公室日常事务处理 岗位权限 1、 基本任职资格条件 学历/专业 （1） 本科及以上学历,管理类、机械类相关专业 职称/资格证书 （2） 工作经验 知识要求 （3） 一年以上行政管理、秘书工作经验 （4） 掌握产业、电缆行业生产工艺、流程等知识。 （5） 通晓企业管理、接待礼仪等知识 （6） 具有很强的沟通能力、分析判断能力、写作能力； （7） 道德品质良好，性格沉稳、乐观开朗，心理健康，身体健康。 （8） 熟悉Office办公软件应用、OA系统应用等。 能力素质 其它要求 华夏基石·宁波球冠

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工作职责 工作任务 工作步骤 工作结果 衡量标准 重大接待活动未制订详细接待计划；接待计划方案准备不完善；接待计划未通知有关部门的相关人员，扣考核3分。 未进行提前确认；事先准备工作不够充分；客人交通、住宿问题未提前落实，扣考核3分。 未能给客人安排公司车辆接送，扣月度考核分3分。 接待的事先准备工作不够充分，扣月度考核分3分 未能及时预订好鲜花、水果；扣考核分2分； 未能及时安排布置好接待会场，扣月度考核分2分。 事先准备不充分，扣月度考核分3分 未及时通知，每次扣月度考核分3分 客人交通、住宿问题未提前落实，每次扣月度考核分3分。 未及时通知，扣考核3分 1、制定接待方案 （1） 了解来宾的基本情况，包括单位、姓名、职务、性别、民族、人数、《接待审批表》 来访目的和要求、具体抵达的时间和形成安排，填写《接待通知单》。 《来宾接待日程表》 （2） 根据《接待通知单》的要求，按照公司接待制度规定制定相应的接《接待策划书》 待策划方案，经董事长批准后，发放到相关部门进行接待准备。 （3） 来宾下榻的宾馆预订、就餐预订。填写预订传真——请总裁办主任或总经理签字——传真给相应的宾馆或饭店——电话确认是否收到。 （4） 通知小车队准备接待用车和驾驶员。 《客房预订传真》 《就餐预订传真》 《派车单》 欢迎标语、横幅 1、来宾接待 （5） 按要求制作欢迎标语、横幅（由行政确认内容、企划专员联系制作），在适当的位置和时间挂好。 2、来宾接待准备 （6） 会场布置。（1）会议室卫生清洁、物品整理——包括桌椅、桌旗、烟缸、窗帘、空调、灯等。（2）基本用具准备——包括鲜花、水果、投影仪、笔记本电脑、纸巾或小毛巾、茶具、饮品等。（3）会谈资料准备——包括企业样本、宣传资料、笔记本、笔、便签等。 （7） 准备其它物品。礼品、纪念品等 （8） 提前通知参加接待的领导和相关人员做好准备。 （9） 如来宾在公司食堂用餐，及时通知食堂备餐； （10） 如来宾在宾馆就餐，事先预订就餐位置； （11） 如客人需要住宿，按接待标准预订住宿房间。 （12） 来宾到达，通知接待来宾的主要领导按接待标准迎接来宾。 会场布置有序 来宾食宿安排稳妥 来宾接待有序进行 3、来宾到达接待 （13） 请来宾到接待会议室休息。 （14） 宾主双方会谈期间，在现场服务。（领导示意回避时，应迅速离开。） （15） 安排宾客用餐、住宿。 华夏基石·宁波球冠

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工作职责 工作任务 工作步骤 （16） 提前征询来宾意见，按要求订购返程的车、船、机票，并送达来宾手中。 （17） 协调客人结算住宿、用餐费用（公司买单，请领导签字确认）。 （18） 通知小车队安排送客车辆和驾驶员（重要来宾，由负责接待的领导前往送行）。 （19） 问清对方来访目的； （20） 对于董事长熟悉且非常重要的客人，如果董事长当时有时间接待，应该尽量安排，可以把来访者带到会议室，为对方准备饮料和报纸，并告诉对方大概要等多久，同时礼貌地暗示对方董事长的下一个约会何时开始，请对方注意时间； （21） 对于董事长熟悉且非常重要的客人，如果董事长当时不愿接待或不在办公室，由秘书对情况做出解释，让来访者觉得他随时都会受到欢迎，同时征询来访者意见，主动和来访者另约一个见面时间，或帮助他安排和相关负责人见面；留下来访者的联系方式和资料，待董事长方便时转告董事长，如果需要可进行后续安排； （22） 对于与公司和部门毫不相关的来访者，有礼貌地回绝；但如果自己不能确定，一定要征询相关负责人的意见； （23） 对于与其它部门业务相关的来访，可以告诉对方相关部门的联系方式，留下对方的联系方式和资料，转交相关部门处理； （24） 在董事长方便时告知来访情况，根据董事长授意进行后续安排。 （1） 董事长的日常工作分为事先有计划的相对固定的工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（临时安排的事情）两类。将有计划的事情预先填入拟好的日程表中，同时细致灵活地安排好突发随机事件。 （2） 对计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突； （3） 明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理； （4） 注意日程安排的时间松紧，适当安排； 华夏基石·宁波球冠

工作结果 按要求出票 衡量标准 客人交通、住宿问题未提前落实，每次扣月度考核分3分。 未能给客人安排公司车辆接送，每次扣月度考核分3分。 4、来宾离开安排 5、临时来访接待 未能做好来宾接待工作，每次扣月度考核分3分。 2、董事长1、总体日程日程安排 安排

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工作职责 工作任务 工作步骤 （5） 周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务； （6） 在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给董事长留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务； （7） 根据董事长习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息； （8） 对于董事长的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与董事长核对日程，保证与董事长日程表内容一致； （9） 不要代替领导做决定，在董事长的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理； （10） 控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程； （11） 掌握近期要回避的人物； （12） 做好内部员工预约接见工作（每天） （13） 做好宾客的预约登记工作（每天） （14） 确定出差目的和日期； （15） 确认董事长出差陪同人； （16） 与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。 （17） 确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型及班次）、酒店（选择董事长习惯的酒店、熟悉酒店的电话、传真等）、接/送机人员（明确接送机人的联系方式）； （18） 完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）。 （19） 根据董事长的习惯，准备出差用物品。 （20） 拟写授权书并于董事长出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件（财务部等）。 （21） 在第一时间掌握董事长到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人员。 （22） 根据董事长日程安排，随时通报公司及董事长关心的业务进展情况； 华夏基石·宁波球冠

工作结果 衡量标准 出差前 出差日程安排 出差日程表 物品携带表 授权书 出差中 月/周计划安排日程表

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工作职责 工作任务 工作步骤 （23） 配合董事长授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息。 （24） 根据情况及时与相关人员及董事长沟通，及时调整日程安排 （25） 及时向董事长汇报出差期间公司内部事务及业务进展； （26） 出差资料整理（包括资料、名片、会谈备忘），根据需要转发相关人员或存档； （27） 向董事长认为有必要的合作方致感谢函。 （28） 各种差旅费用报销； （29） 跟进业务后续事宜。 （30） 会前与董事长及相关部门负责人明确会议内容、议程和参加人； （31） 综合考虑各种因素（如董事长全天日程安排），安排会议地点及时间； （32） 下发会议通知后，确认参会人是否已收到通知，对特别重要的参会人，可通过电话确认； （33） 会中做好会议记录； （34） 对会中达成的决议及时跟踪，并反馈给董事长； （1） （2） （3） （4） （5） 综合考虑各种因素，选择合适的会面地点、预定会议室； 注意准备电子或纸制的欢迎牌、激光笔； 会前与对方沟通是否需准备翻译，如需要，提前确认； 根据来访公司的习惯及来访者的级别准备礼物； 在与来访公司沟通中确认是否需安排车辆接送，如需要注意把握接送时间，并通知对方确切的会面时间及地点； （6） 考虑是否需要在会面时录音或拍照，并提前准备； （7） 如需安排参观，提前与总裁办联系，填写参观申请，安排参观陪同人； （8） 会前给董事长提供相关背景材料，如需要请相关部门负责人与董事长沟通洽谈事宜； （9） 在会前拟制会议议程； （10） 在制作PPT时根据各部门情况、来访者的需求酌情修改添加内容，华夏基石·宁波球冠

工作结果 衡量标准 出差后 董事长日程安排不合理，每次都月度考核分3分。 董事长主持的内部会议 会议安排 董事长主持的外部会议 会议纪要 会议安排不合理，每次扣月度考核分2分。

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工作职责 工作任务 工作步骤 注意内容的及时更新，并根据来访者需求制作中/英文； （11） 帮董事长准备名片，并提醒会面时携带； （12） 提前30分钟进行，调试设备，摆放材料，迎接客人，注意对待客人谦和有礼的态度； （13） 会面结束后，代董事长或陪同送客人离去；之后整理笔记本电脑等仪器设备。 （14） 董事长办公室各类文件的处理、整理、归档（每天） （15） 收发董事长办公室的各类传真，及时交由董事长处理（每天） （16） 收集董事长所需报表（经营日报表等） （17） 根据需要起草各类日常文字资料； （18） 将文稿交董事长审阅； （19） 文字资料下发、存档。 （20） 对各部门提交董事长的资料进行审核，发现问题时，立即通知相关部门进行修改完善。 （21） 协助董事长做好各项工作任务的下达工作（每天） （22） 对董事长安排的各项工作，进行跟踪督查落实情况，并反馈进展 1、处理董事长不方便接听的电话，做好电话记录； 2、及时向董事长汇报电话记录的内容。 1、预约董事长时间进行工作汇报、签字、报告审批等事项，根据轻重缓急进行安排。 1、接受外部传真 2、将业务传真交董事长 3、传真机日常维护 1、随时注意董事长使用的办公用品的使用情况； 2、每月25申报董事长办公室办公用品需求。 1、核对财务中心提交的销售人员业务招待费报销单，发现问题向财务中心提出纠正； 华夏基石·宁波球冠

工作结果 衡量标准 文件处理 文秘事务处理 文字材料 工作跟踪 1、董事长电话 4、电话传真 2、内部事务电话 3、传真 6、日常事务处理 1、办公用品申报 2、业务招待费报销 电话处理得当 事务安排稳妥 电话处理不得当，每次扣月度考核分2分。 传真整理及时 申报不及时，每次扣月度考核分1分。 审核不准确，每次扣月度考核分2分。 申报及时 审核准确

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工作职责 工作任务 工作步骤 2、将经过审核的报销单交董事长签字后，盖手签章。 工作结果 衡量标准 3、口头指示的办理 其它 按照董事长要求完成 协助行政部门，做好公司大型接待工作 不能按董事长要求完成，每次扣月度考核分3分。 批准人签字 日 期

任职者签字 日 期 受控状态 华夏基石·宁波球冠