采购合同的管理办法

一、目的

为加强采购合同管理工作防范合同采购风险维护公司利益依据相关法律法规及公司合同管理规定特制定本办法 二、原则

本办法规定采购合同管理的基本原则、运行机制明确合同采购管理部门的职责规定采购合同管理的具体内容 三、适用范围

本办法适用于生产所需要原材料及日常所需要各种物品的对外采购合同的签订、履行和管理 四、合同形式

采购合同的订立必须采取书面形式经签约双方协商的有关修改采购合同的文书、传真、电报图表、电子邮件、报价书和会签表等均属于合同的范围 五、合同内容要求

1、合同内容必须完整合同基本要素必须齐全 2、条款应当明确、具体、文字表达严谨书写工整 六、管理组织

公司物管部负责具体的采购合同的谈判、起草、执行、变更物管部经理、物管总监、结算部经理、财务总监对采购合同进行审批 七、合同的签订 1、签订合同

年初物资采购的供方通过公司评审后通过的供方报当年的物资价格单物管部确定价格单后与供方签订合同 2、职责划分

2.1、物管部负责合同签署前合同询价、议价、调研工作 2.2、结算部和质检部配合合同货款和合同的质量检验工作 2.3、其他职能部门在各自部门职责范围内对采购合同的管理提供支持

八、合同履行 1、履行合同

1.1、合同生效即具有法律约束力必须按合同约定全面履行规定的义务遵守诚实信用原则根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务

1.2、在合同履行过程中合同承办单位应对合同的履行情况以履约管理台账的形式作详细全面的书面记录并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证遇履行困难的合同必须及时向相关参与合同管理的部门通报并报告相关公司领导 2、合同变更及纠纷处理

2.1、严格按照合同约定维护公司权利和履行公司义务在合同履行中出现下例情况之一执行机构应及时报告公司并按照国家法律法规、公司有关规定及合同约定于对方当事人协商变更或解除合同 2.1.1、由于不可抗拒力致使合同不能履行的

2.1.2、由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定的义务

2.1.3、由于情况变更致使我方无法按约定履行合同或虽能履行但会导致我方重大损失的

2.1.4、其他合同约定的或法律规定的情形出现

2.2、合同发生纠纷时应会同法律顾问与合同对方协商解决;协商不成需进行仲裁或诉讼的应协助法律顾问办理有关事宜